Ứng dụng phần mềm Quản lý Nhân sự tiền lương - DỄ hay KHÓ?

Hơi dài nên mọi người cố gắng đọc và đóng góp ý kiến nhé, Thanks!

Trước khi trả lời câu hỏi này, chắc hẳn điều mọi người quan tâm đầu tiên là tại sao cần phải ứng dụng phần mềm Quản lý Nhân sự tiền lương (NSTL), trong khi mình có thể sử dụng những cách thủ công khác, và đặc biệt là Excel. Khi tôi đọc một bài viết trên diễn đàn của một bạn làm nhân sự, với tiêu đề "Làm thế nào để tính công, lương dễ dàng và ít tốn thời gian?", và thấy rằng khoảng 90% các phản hồi đều khuyên nên sử dụng Excel.
Vâng, Excel cực kỳ đơn giản và dễ sử dụng. Khi mà bất cứ một nhân viên văn phòng nào cũng đã được học, được thực hành với nó từ trước khi đi làm. Dễ dàng tạo lập các công thức, thay đổi chỉnh sửa bất cứ chỉ tiêu nào cần thiết. Nhưng hãy tạm thời để excel sang một bên, và thử xác định rằng "Bạn cần phải ứng dụng phần mềm Quản lý NSTL", tôi tin rằng bạn sẽ thấy ngay một số lý do thuyết phục:
[/indent]- Bạn không cần hàng ngày phải ngồi nhập hàng tá đơn xin nghỉ phép, ốm đau, rồi đăng ký làm ngoài giờ, đi công tác... mà tất cả sẽ được từng nhân viên nhập vào phần mềm, bạn chỉ việc kiểm tra và theo dõi
- Hãy nghĩ đến kỳ chấm công xem, bạn phải bỏ ra vài ngày để ngồi tính toán giờ công của từng nhân viên. Vậy tại sao không để những công việc nhàm chán đó cho phần mềm, khi tất cả công thức, quy định đều được thiết lập sẵn
- Đến kỳ tính lương, liệu bạn đã phải lấy từng quyết định ra để nhập vào công thức tính lương. Với việc ứng dụng phần mềm, tất cả đều thiết lập theo một quy trình sẵn, hãy tin tôi, tất cả các quyết định đều được cập nhật ngay lập tức khi phát sinh bởi các bộ phận chuyên trách như Tuyển dụng, Nhân sự, Chấm công, Đào tạo... và hoàn toàn sẵn sàng trước khi bạn bấm nút tính lương
- Bộ phận kế toán yêu cầu bạn phải tổng hợp riêng chi phí lương từng bộ phận, phòng ban. Trong khi số lượng thay đổi, điều chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác trong một tháng không phải ít. Chỉ vài cái bấm chuột trên phần mềm, các báo cáo đã hoàn toàn sẵn sàng
- Quyết toán thuế hàng năm thì sao? Thông thường bạn mất bao nhiêu ngày để tổng hợp toàn bộ các khoản thu nhập của nhân viên, rồi phải tính toán? Tất cả đã được lưu lại trên phần mềm, có chăng là bạn chỉ cần chỉnh sửa công thức quyết toán thuế đúng theo quy định mỗi năm nếu có thay đổi nữa là xong
- Và còn rất nhiều lý do khác nữa mà tôi tin rằng bạn đã nghĩ ra và nó dễ dàng thuyết phục bạn nên ứng dụng phần mềm quản lý Nhân sự tiền lương.
Tóm lại, phần mềm Quản lý NSTL sẽ trở thành một người trợ lý của bạn, chuyên đảm trách những công việc nhàm chán mà bạn phải làm ngày này qua ngày khác, tháng này qua tháng khác. Còn bạn ư, hãy giành thời gian của mình giành cho các công việc khác quan trọng hơn nhiều, như làm thế nào để tạo môi trường cho nhân viên công ty làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn? Quan tâm hơn đến đời sống tinh thần của nhân viên? Đào tạo nâng cao tay nghề?... đó mới chính là những công việc cần bạn và chẳng có phần mềm nào có thể thay thế bạn được.
Mình cùng quay lại câu hỏi ban đầu nhé. Ứng dụng phần mềm Quản lý NSTL, DỄ hay KHÓ? Tôi dùng câu hỏi này với rất nhiều người khác nhau, với những người làm về công tác nhân sự, cả những người trong lĩnh vực công nghệ thông tin và nhiều lĩnh vực khác nữa, đa phần nhận ngay câu trả lời là QUÁ DỄ. Chắc hẳn các bạn đều nghĩ như vậy, vì một số lý do sau:
- Nghiệp vụ quản lý Nhân sự tính lương rất đơn giản, chỉ nhập thông tin vào rồi tính toán, đại loại vậy
- Chấm công tính lương chỉ thực hiện hàng tháng, cùng lắm thì nữa tháng một lần, không giống như kế toán, bán hàng... cả tá nghiệp vụ phát sinh hàng ngày
- Dù sao thì đa phần các nghiệp vụ phát sinh nội bộ, nếu lỡ có tính toán sai thì cũng dễ xử lý hơn
Vâng, chính xác là như vậy. Nhưng nếu mà bạn đã từng ứng dụng một phần mềm quản lý NSTL nào đó thì chắc chắn bạn sẽ không phản đối rằng việc ứng dụng không hề dễ dàng tí nào, thậm chí là rất KHÓ. Quản lý nhân sự tức là quản lý con người, mà con người thì luôn luôn đi kèm theo nó là những cái phức tạp.
Cách đây không lâu, lúc đó rơi vào thời điểm cuối năm, một người sử dụng phần mềm đang chuẩn bị in báo cáo về danh sách xét duyệt nâng lương đợt đầu năm, đang rất hý hửng vì chỉ cần nhập vài thông tin và vài cái bấm chuột là có sẵn ngay báo cáo trước mặt. Nhưng hỡi ôi, khi nhìn lướt qua danh sách với tầm khoản hơn trăm người thì chị mới la lên rằng:
- Ông A vì bị kỷ luật nên không được xét nâng lương đợt này, phải bỏ ra
- Cô B vì nghỉ quá ngày phép nên sếp cũng không cho nâng lương, phải bỏ ra
- Anh C vì trước đây đã nâng lương sớm nên tính tới đợt này vẫn chưa đủ điều kiện, phải bỏ ra
- Hay anh D vì được sếp đánh giá tốt nên dù chưa đủ điều kiện cũng phải được xét vào đợt này, phải thêm vào
- ...
Đấy chỉ là một số sự phức tạp nhỏ mà đòi hỏi phần mềm phải xử lý, mà chúng tôi vẫn hay gọi là những trường hợp ngoại lệ, nếu không lường trước và không có cơ chế mở thì rất khó để thực hiện, đôi khi gây ra phản ứng ngược lại.
Còn rất nhiều trường hợp khác làm cho việc ứng dụng phần mềm trở nên khó khăn, phải kể đến như:
- Nhân viên làm việc theo đúng quy định là 1 ca/ngày, lại phát sinh một số trường hợp ngoại lệ 2 hoặc 3 ca trên ngày
- Nhân viên điều động có khi một tháng làm ở 5,7 phòng ban, công trình khác nhau
- Mỗi công ty mỗi loại hình tính lương khác nhau đã đành, như lương thời gian, lương sản phẩm, lương doanh số, lương hiệu quả công việc... đôi khi có cả công ty vì vừa sản xuất, vừa phân phối, vừa xây dựng nên hội đủ tất cả các loại hình tính lương đó. Dẫn đến việc khai báo và kiểm soát công thức tính lương không phải đơn giản
- Chấm công thì bao nhiêu trường hợp quên quét vân tay, quên nhập đơn xin nghỉ phép, chấm công thiếu...
- Quy chế lương thì sau một thời gian lại thay đổi, đòi hỏi phải thay đổi lại công thức lương
- Thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản phát sinh đột xuất thì đôi khi lại áp biểu thuế để tính, đôi khi lại tính theo cách tạm trích 10%

- Lý do xuất phát từ người dùng cũng không phải ít, một số quyết định nâng lương, thêm phụ cấp... vô tình quên không nhập vào phần mềm hay những khoảng thu nhập phát sinh đột xuất không nhập hoặc nhập nhiều lần.

Có rất nhiều khó khăn khác nhau ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm, trên thực tế số lượng công ty ứng dụng thành công và thật sự hài lòng cũng rất ít. Tuy nhiên, không thể phản đối những lợi ích của việc ứng dụng phần mềm mang lại, vậy làm thế nào để doanh nghiệp thật sự ứng dụng thành công phần mềm quản lý Nhân sự tiền lương?​