Bàn về văn hóa ứng xử của Doanh nghiệp với Ứng viên tìm việc

Bài viết này là một kết quả nghiên cứu khách quan, góp phần đánh giá thực trạng diện mạo và suy nghĩ của những người làm công tác tuyển dụng trong các doanh nghiệp ngày nay. Đa số họ thực dụng và quên đi tính nhân văn cộng đồng - đó là sự phản hồi kết quả cho người tìm việc biết, để họ khỏi phải trông ngóng từng ngày về công việc. Điều này còn quan trọng hơn nhiều so với câu chuyện ví như ngày xưa bạn viết một lá thư tay ấp ủ nhiều hy vọng trong đó, rồi gởi nó cho người nhận, nhưng sau đó bạn nhận được sự …im re, không một lời phản hồi!
Nếu bạn là ứng viên tìm việc, bạn cũng sẽ rút được kinh nghiệm thực tế cho bản thân để sáng suốt hơn, chọn nộp hồ sơ vào doanh nghiệp phù hợp để có kết quả việc làm nhanh nhất.
Nếu bạn đang là người phụ trách về tuyển dụng hoặc là chủ doanh nghiệp, đọc bài viết này, bạn nên dành thời gian nhìn lại bản thân mình về suy nghĩ và cách thức ứng xử với ứng viên tìm việc.

Nhà tuyển dụng ngày nay kém phản hồi kết quả cho ứng viên trong tuyển dụng nhân sự - Sự yếu kém và suy thoái về tính nhân văn cộng đồng.

Vừa rồi về quê ăn Tết Ta 2013, tôi nghe nhiều đồng nghiệp phản ánh việc các Doanh nghiệp (DN) tuyển dụng nhân viên sao bây giờ ứng xử kém trong phản hồi thông tin quá! Mặc dù đang là thời đại internet, ứng viên và DN nào cũng sẵn có ít nhất một email /điện thoại để liên hệ với nhau.
Nhớ ngày xưa (cách đây hơn 10 năm), khi ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp, hầu hết họ đều nhận được phản hồi thông tin (đa số qua tin nhắn /điện thoại trực tiếp nếu không trúng tuyển). Một số DN còn gởi thư về tận địa chỉ báo tin. Hơn thế nữa, có lần đi phỏng vấn ở Đồng Nai, dù chưa biết kết quả sau cùng, nhưng một DN đã đưa cho tôi bao thư trong đó có 50 ngàn đồng kèm lời cám ơn đã tốn tiền xăng xe từ Sài gòn ra đây; hoặc lần đi phỏng vấn ở Bình Dương, phòng nhân sự đã mời tôi ăn cơm trưa cùng mọi người trong văn phòng vì lúc phỏng vấn xong đã 12 giờ trưa rồi!
Họ thật chuyên nghiệp và tử tế!

1- Sự thật như thế nào?
Tôi làm một cuộc khảo sát nhỏ trong 3 tháng (03, 04 và 05/2013) bằng cách trao đổi với 20 người đang tìm việc làm (18 người trình độ đại học, 3 năm kinh nghiệm trở lên; 2 người trình độ trung cấp, 1 năm kinh nghiệm): có 150 hồ sơ ứng tuyển gởi trực tiếp đến 150 Nhà tuyển dụng (NTD) bằng 2 cách: bộ hồ sơ giấy in (có kèm email và số điện thoại liên lạc) hoặc bằng email cho người có trách nhiệm. Có 18 DN lớn (khối DN nước ngoài /TNHH/liên doanh có doanh số cao, số lượng nhân viên trên 1000 người) và 4 DN chuyên về tư vấn nguồn nhân lực trong đợt khảo sát này. Kết quả thật bất ngờ dưới đây:

- Email xin việc và hồ sơ nộp trực tiếp: tổng cộng 150 NTD => có 5 NTD phản hồi (3.3%), 145 không phản hồi.
- Ứng viên email hỏi thăm kết quả NTD: tổng cộng 80 NTD => có 2 NTD trả lời (2.5%), 78 NTD "im re"

Chúng ta thấy rằng:
- Chỉ có 5 Nhà tuyển dụng phản hồi qua email trên 150 Nhà tuyển dụng (3.3%), trong đó có 02 NTD nhóm tư vấn nguồn nhân lực, 01 NTD nhóm DN lớn và 02 NTD nhóm DN nhỏ và vừa.
- Chỉ có 2 Nhà tuyển dụng phản hồi qua email trên 80 NTD được ứng viên hỏi thăm kết quả (2.5%). 2 NTD này thuộc nhóm tư vấn nguồn nhân lực.

2- Nguyên nhân và giải pháp:
Như chúng ta biết, có 3 đối tượng liên quan đến vấn đề tuyển dụng một nhân viên:
- Chủ doanh nghiệp: Rất ít khi tự đứng ra tuyển dụng (ngoại trừ qui mô nhỏ). Khi DN phát triển hoặc Chủ DN cần chủ động dự phòng nhân sự, cần phải tuyển thêm người.
- Phòng nhân sự: là đơn vị chịu trách nhiệm tuyển dụng người cho DN theo cơ cấu tổ chức (định biên nhân sự), nhu cầu từng phòng ban. Đa số những người trong DN đều do phòng nhân sự tuyển. Chỉ một số người do phòng nhân sự kết hợp với phòng ban khác tuyển. Rất ít người do Chủ DN quyết định tuyển.
- Ứng viên: là người đang tìm việc làm. Có thể họ mới ra trường hoặc thay đổi công việc (thỏa thuận thôi việc, bị sa thải…). Nếu ứng viên có được môi trường làm việc (môi trường con người, môi trường không khí) tốt đẹp, công việc phù hợp chuyên môn … thì họ sẽ làm việc lâu dài cho DN. Chỉ một số ít người có tính hay “nhảy việc” mà thôi!

Theo tôi, việc Nhà tuyển dụng không phản hồi cho ứng viên là do Phòng nhân sự với các nguyên nhân sau:

a/ Chủ DN: một số ít doanh nghiệp chưa quan tâm đến hình ảnh của mình thông qua việc tuyển dụng. Có DN đã sẵn qui trình tuyển dụng nhưng không tuân thủ thực thi đầy đủ. Chủ DN cần có cách kiểm soát tốt cách thức tuyển dụng hiệu quả và tạo được hình ảnh cho DN, làm sao để người ngoài luôn nghĩ rằng “DN có môi trường làm việc chuyên nghiệp và tốt đẹp”, làm cho sinh viên sắp ra trường và người đang tìm việc mơ ước được vào DN làm việc. Chủ DN cần đánh giá năng lực của người đứng đầu phòng tuyển dụng nếu DN mình chưa làm tròn trách nhiệm về tuyển dụng đối với người tìm việc.

b/ Phòng nhân sự: có trách nhiệm chính trong công tác tuyển dụng.

- Trưởng (người đứng đầu) phòng nhân sự phải có những kỹ năng cần thiết cho công việc, đặc biệt họ phải hiểu được tâm lý “chờ đợi” kết quả của người tìm việc. Một khi ứng viên đã nộp hồ sơ cho DN là họ muốn làm việc cho DN. Phải xem họ như một “khách hàng đặc biệt”, tức là phải chăm sóc, thông tin, xây dựng hình ảnh DN … cho họ.

- Nhân viên phòng nhân sự hoặc NV liên quan (NV tuyển dụng, tiếp tân, bảo vệ) chưa được đào tạo để xem ứng viên như một “khách hàng đặc biệt”. Một số ít DN còn chưa xây dựng một qui trình tuyển dụng và NV khi tiếp xúc với ứng viên còn rất thờ ơ, không chuyên nghiệp.
Trong quá trình khảo sát, chúng tôi ghi nhận các vấn đề thiếu chuyên nghiệp sau khi nhân viên của DN tiếp xúc với ứng viên tìm việc:
+ Bảo vệ: một số ít cư xử không niềm nở, vài DN có bảo vệ làm việc kiểu “quan liêu”, nhận hồ sơ ứng viên chất đống và ướt, nhăn, không giữ cẩn thận. Có bảo vệ còn “bàn ra” với ứng viên (chặng hạn họ nói “ở đây làm chán lắm!”).
+ Tiếp tân: Có nơi tiếp tân mời ứng viên ngồi và chờ đợi thật lâu trong khi họ ngồi tán gẫu, không quan tâm đến người tìm việc. Vài DN có tiếp tân trực điện thoại cư xử kém, nói chuyện không có “đầu-đuôi”.
+ Nhân viên tuyển dụng: nhiều DN có nhân viên làm việc không chuyên nghiệp. Ứng viên nhiều lần phải chờ đợi rất lâu (có vài trường hợp chờ hơn 3 giờ chưa đến lượt phỏng vấn). Nhiều nhân viên không rành các tiêu chí tuyển dụng nên khi ứng viên hỏi thì họ không trả lời đầy đủ và bỏ qua câu hỏi. Khi phỏng vấn, nhiều NTD không mời ứng viên uống nước (như "khách hàng đến nhà" vậy!).
Nhân viên (NV) tuyển dụng là người rất quan trọng đối với ứng viên. Trong thực tế, đa số các vị trí tuyển dụng đều phải qua NV tuyển dụng. Đa số các vị trí cần tuyển, họ chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, sơ vấn … trước khi chuyển cho nơi khác phỏng vấn tiếp. Có nơi, họ quyết định tuyển dụng chính thức luôn (trường hợp nhân viên sản xuất). Nhiều Trưởng phòng nhân sự do bận nhiều việc về hành chánh, tiếp khách … đã phó thác công tác tuyển dụng quan trọng này cho nhân viên cấp dưới, để họ làm việc thiếu chuyên nghiệp, làm mất lòng tin của ứng viên và đánh mất hình ảnh DN.

- Đa số DN khi xây dựng qui trình tuyển dụng lại “quên” chuyện phản hồi kết quả cho ứng viên. Chọn cách phản hồi qua email vừa nhanh vừa tiết kiệm. Các trường hợp mời phỏng vấn hay tuyển chính thức nên điện thoại trực tiếp. Những vị trí tuyển dụng số lượng lớn nhân viên (sản xuất, kho …) có thể chọn cách thông báo với họ “sau một tuần không được mời phỏng vấn xem như ứng viên không được xét hồ sơ” lúc nộp hồ sơ hoặc trả lời email tự động. Hãy xem việc phản hồi kết quả cho ứng viên là một trong những việc phải làm hàng ngày của nhân viên phụ trách tuyển dụng.
- Trong thời đại khủng hoảng, phòng nhân sự chịu nhiều áp lực liên quan đến con người và thường được giao thêm nhiều việc khác, nhiều nhân viên có suy nghĩ thực dụng. Họ chỉ nghĩ làm sao tuyển cho có người, quên đi người tìm việc phải trông đợi kết quả về hồ sơ họ đã gởi.

c/ Ứng viên:

- Khi gởi hồ sơ bằng bản in nên hỏi trực tiếp người nhận khi nào có kết quả.
- Trong email nên đề nghị người nhận phản hổi khi nhận được hồ sơ.
- Điện thoại hỏi thăm người tuyển dụng về kết quả.
- Nếu được phỏng vấn, nên hỏi trực tiếp người phỏng vấn khi nào có kết quả và cách thức nhận kết quả (điện thoại, email, thư bưu điện, sự im lặng theo khoảng thời gian qui ước).

d/ Nhà tuyển dụng trung gian: dịch vụ tư vấn nguồn nhân lực, giới thiệu việc làm ...

Đa số NT trung gian làm việc rất chuyên nghiệp, một số ít NTD mới thành lập sau này nhân viên tuyển dụng cũng chưa chuẩn lắm! Nếu bạn được giới thiệu phỏng vấn bởi nhà tuyển dụng trung gian, bạn nên email cho cả hai nơi (NTD trung gian và DN tuyển dụng) để hỏi thăm kết quả. NTD trung gian cũng có tác động một phần đến kết quả phỏng vấn của bạn, nhất là các DN nước ngoài lớn.

3- Tóm lại:

Tôi nhận thấy công tác tuyển dụng hiện nay của đa số DN có nhiều vấn đề kém hơn về nhân văn trong cộng đồng so với cách đây 10 năm, mặc dù hiện nay internet /email đang rất phổ biến. Người chịu trách nhiệm trong DN về tuyển dụng cần xem ứng viên là “khách hàng đặc biệt” vì con người là nguồn lực quan trọng nhất trong một DN. Bạn hãy thử đặt mình vào trong hoàn cảnh của người đi tìm việc, họ nộp hồ sơ – phỏng vấn, họ trông ngóng kết quả như thế nào. Người phụ trách tuyển dụng ngày nay mất khoảng 3 phút cho một email phản hồi, nhưng họ đã không làm đầy đủ. Điều này có nghĩa rằng người phụ trách tuyển dụng thể hiện sự không chuyên nghiệp, không quan tâm đến trách nhiệm cộng đồng, tự đánh mất hình ảnh doanh nghiệp mà mọi người đang xây dựng nó. Ngoài ra, đội ngũ bảo vệ, tiếp tân cũng liên quan trực tiếp với ứng viên, họ cũng là nhân tố quan trọng không kém đối với công tác tuyển dụng của DN.
Khi DN đối xử không tốt với ứng viên, họ sẽ truyền miệng hoặc qua internet sẽ làm mất uy tín DN. Khi đó công tác tuyển dụng càng gặp khó khăn hơn, nhiều người sẽ e ngại làm việc cho DN. Rõ ràng, hình ảnh của DN đang bị lu mờ.

“Hãy xem ứng viên như một khách hàng đặc biệt, họ là nhân tố quan trọng góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh doanh nghiệp dù họ không làm việc cho doanh nghiệp”.

Nếu có vấn đề chưa phù hợp trong bài viết, các bạn vui lòng góp ý thêm trong diễn đàn hoặc email đến josephtrongkhoi@gmail.com.

 

Chào bạn,

Cảm ơn bài viết rất tâm huyết của bạn, lâu nay chúng ta nghe nhiều về kỹ năng đi phỏng vấn của sinh viên/ người tìm việc thì đây có thể xem như một nghiên cứu phản pháo lại 'những người phía bên kia'. Mình cũng là người mới vào nghề HR nên sẽ không bàn luận nhiều về cách làm của người khác như thế nào, và mình cũng chưa có cơ hội để tìm hiểu cách tuyển dụng cách đây 10 năm như thế nào nhưng mình chỉ muốn chia sẻ tí xíu về công việc mình đang làm. Hiện tại, bên công ty mình đang đăng tuyển 05 vị trí, với 2 vị trí kỹ thuật, 03 vị trí kế toán (đăng trên website công ty và cả website về headhunter); với các vị trí kỹ thuật số lượng hồ sơ mình nhận được rất hạn chế; ngược lại với các vị trí Kế toán, mình phải dùng từ là "ngập mặt" với số lượng ứng viên ứng tuyển.
Đối với những ứng viên được tham gia phỏng vấn, bên mình sẽ gọi điện thoại để thông báo trước cho ứng viên ít nhất 02 ngày, đồng thời gửi email để xác nhận với ứng viên thời gian và địa điểm. Đối với các bạn ứng viên đã apply nếu thông qua trang headhunter thì bên mình sẽ có email thông báo tự động; đối với các bạn nộp trực tiếp vào email tuyển dụng thì bên mình sẽ cố gắn feedback lại cho các bạn ih.
Sau vòng phỏng vấn đầu tiên, đối với những ứng viên không phù hợp, bên mình sẽ gọi điện thoại thông báo và gửi email cảm ơn các bạn ý đã tham gia phỏng vấn. Mặc dù có đôi lúc thực hiện không được hoàn hảo lắm nhưng đó là cách mà mình thực hiện.

Đôi điều chia sẻ
Thân,

 

Bài viết hay, sự chia sẽ của bạn cũng thể hiện sụ bức xúc của nhiều ứng viên hiện nay

 

- Cảm ơn bạn vì một bài chia sẽ rất hữu ít. Thường thì ở các công ty Thương Mại hay thiên về Dịch vụ thường tuyển các nhân viên có trình độ và số lượng tuyển cũng ít nên có quan tâm đến việc trả lời kết quả cho ứng viên. Còn ở một doanh nghiệp sản xuất lớn thì làm sao có thể trả lời hết kết quả cho tất cả ứng viên?! Vì vậy chúng ta có thể giao ước giữa nhà tuyển dụng với nhân viên là trong giới hạn thời gian nhất định nào đó sẽ thông báo kết quả nếu qua thời gian qui ước thì kết quả sẽ là không đạt và sẽ không thông báo.
Lúc trước mình cũng từng đi xin việc và cũng từng bị nhà tuyển dụng "im re". Nhưng rồi cũng quen dần vì mỗi lần "im re" là biết mình không còn lý do gì chờ đợi nữa. Tôi nghĩ công việc của người Tuyển dụng là gì??? Bây giờ thì tôi ngồi vào chiếc ghế ấy thì tôi mới hiểu. Đừng để người ta suy nghĩ HR là Hết Rồi...

 

Đến các DN lớn như Sơn Hà mà còn .... Mình được hẹn đến PV cho vị trí quản lý cấp trung hẳn hoi. Nhưng SH lại hẹn cùng 1 lúc 5 uv và cho làm 1 bài test kiến thức và mình là người cuối cùng phải chờ đến 12h mới đến lượt (từ 9h - sau khi xong bài test). Khi vào gặp người PV thì không nhận được một câu xin lỗi nào mà chỉ là 1 câu "đã quá trưa nên sẽ PV nhanh" - Phó tổng và GĐNS pv hẳn hoi. Mình bức hết cả mình nên cố ý để cho out luôn. Khi xuống lễ tân để lấy giấy tờ tùy thân ra về thì hỡi ôi.... các ẻm đi ăn hết. mình loay hoay không biết sao thì may quá "xếp" phó tổng xuống đi ăn cơm nê đã gặp lại và trình bày. "Xếp" này cũng laoy hoay 1 lúc và tìm giấy tờ trả cho mình. Mình hết lời bình luận luôn.