CHUYỂN ĐỔI LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ

[SIZE=12pt]
JOB RELATIONS GIÚP DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ

Chương trình Training Within Industry, có lịch sử hình thành và phát triển hơn 60 năm, đã được áp dụng thành công vang dội ở nhiều nước trên thế giới như Mỹ, Nhật Bản, Châu Âu, Hàn Quốc, New Zealand,… áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp sản xuất và dịch vụ khác nhau, nhiều nền văn hóa khác nhau và đã ghi nhận rất nhiều những kết quả thành công đáng kinh ngạc.

Các chương trình Js của Training Within Industry tập trung phát triển Kỹ năng quản lý lực lượng Giám sát(*).

(*) Giám sát nghĩa là bất kỳ ai quản lý con người hay chịu trách nhiệm chỉ huy trực tiếp công việc của người khác. Các chức danh thường gặp trong thực tế như Quản đốc, tổ trưởng, chuyền trưởng, đội trưởng, …


Training Within Industry gồm 3 chương trình đào tạo căn bản:

 Job Instruction (JI) – Kỹ năng Chỉ dẫn Việc
 Job Methods (JR) – Kỹ năng Cải tiến Phương pháp
 Job Relations (JM) – Kỹ năng Quan hệ công việc (Kỹ năng lãnh đạo)
Chương trình Đào tạo Kỹ năng Quản lý Quan hệ Công việc (Job Relations) là một trong 3 chương trình căn bản của Training Within Industry (TWI)

Mục đích của chương trình Job Relation - xây dựng sự tôn trọng và tin cậy lẫn nhau.

“Sự tôn trọng con người luôn hiện diện trong bất kỳ môi trường làm việc ổn định và thành công nào”.

 Nhân viên sẽ không làm việc trong môi trường thiếu sự tôn trọng lẫn nhau.
 Sự tôn trọng là nền tảng để đào tạo, dạy việc và học hỏi lẫn nhau.
Không có học hỏi lẫn nhau sẽ không có sự tuân thủ theo Tiêu chuẩn Công Việc. Do đó mọi người sẽ làm việc theo cách riêng của họ và gây ra sự sai biệt và sụt giảm chất lượng sản phẩm và năng suất.

Tiền đề của Quan hệ công việc:

- Giám sát đạt kết quả thông qua người khác.
- Tại mỗi nơi làm việc luôn tồn tại mối Quan hệ công việc giữa bạn (Giám sát) và nhân viên của bạn.

Đây là mối quan hệ hai chiều. Mối quan hệ từ trên xuống, theo cấp bậc, chức vụ và phân quyền. Mối quan hệ từ dưới lên, thể hiện ở sự tin cậy, cảm kích, lòng trung thành.

Dù muốn hay không luôn tồn tại mối Quan hệ này và ảnh hưởng đến kết quả công việc của bạn.
o Nếu đường quan hệ tốt đẹp (hay tích cực) thì kết quả công việc tốt đẹp.
o Nếu đường quan hệ gợn sóng (hay tiêu cực, xung đột) thì kết quả công việc xấu.
Job Relations (JR) - làm thế nào giúp Giám sát đạt được mục tiêu là tăng năng suất, ổn định chất lượng, giảm chi phí, giảm tai nạn lao động?

Câu chuyện sau đây đã được kể lại bởi một giám sát chuyền của một cơ sở sản xuất lớn, gần đây anh đã tham dự một lớp học Kỹ năng Quan hệ Công Việc (Job Relations Training – 10 giờ) để làm sáng tỏ về cách JR đã "giúp họ làm điều đó" ra sao trong thực tế.

Công ty đang trải qua giai đoạn nhu cầu sản lượng sản phẩm tăng cao trong nhiều tháng, việc này đã được đáp ứng bằng cách công ty đề nghị nhân viên làm việc ngoài giờ bắt buộc mỗi tuần. Chuyện xảy ra là vào cuối tuần sắp tới là sẽ có một lễ hội cộng đồng phổ biến, trong đó có liên quan đến vài nhân viên, họ tham gia cùng với gia đình, từ lâu họ đã lên kế hoạch tham gia vào sự kiện này. Đầu tuần đó, giám sát đã nói với ông chủ của mình rằng, để đáp ứng lịch trình giao hàng lên tàu cho khách hàng, ông cần phải ký lệnh yêu cầu làm thêm giờ vào cuối tuần. Khi Giám sát thông báo việc này với các nhóm làm việc, họ phản ứng không vui vẻ gì và nhắc nhở giám sát về sự công bằng. Người giám sát giải thích với nhóm nhân viên rằng công ty cần phải đáp ứng các cam kết giao hàng cho đối tác, đồng thời cũng đưa ra khả năng như vầy:
“Nếu nhóm có thể hoàn thành sản lượng theo đơn hàng trong vòng một tuần làm việc thường nhật 40-giờ, và tất nhiên sản phẩm phải đạt chất lượng tiêu chuẩn, họ có thể có những ngày nghỉ cuối tuần.”

Nhóm làm việc đã đồng ý với đề nghị này và đơn hàng đã được hoàn thành vào thứ sáu. Kết quả là:
- Số lượng sản phẩm của đơn hàng đã được đã được giao đúng lịch trình
- Không có lãng phí làm thêm giờ
- Các nhân viêm vui vẻ được hưởng những ngày nghỉ cuối tuần.

Vấn đề ở đây và cách tiếp cận này có thể sẽ không phù hợp trong mọi công ty. Điều mà chúng tôi muốn nói ở đây là mọi người có thể, và khá thường xuyên, sẽ tìm ra cách để có đạt được điều gì đó nếu họ thực sự muốn.

Vì vậy, để tăng chất lượng, tăng năng suất và giảm chi phí, chúng ta cần khích lệ mọi nhân viên cùng thực sự muốn làm điều đó". Đó là điều cần có trong đầu của những thành viên tham gia cuộc chơi, rằng họ "thực sự muốn làm điều đó", khi đó bạn sẽ thấy phương pháp Job Relations vô cùng hiệu quả. Chú ý rằng trong ví dụ thực tế này, các Giám sát không chỉ cho đi. Nhóm vẫn phải đáp ứng yêu cầu SẢN XUẤT và đáp ứng các tiêu chuẩn CHẤT LƯỢNG để có thể có ngày nghỉ cuối tuần của họ; hơn thế nữa, công ty được giảm CHI PHÍ! Điều này có nghĩa là cần khích lệ, động viên nhân viên cùng tham gia vào cuộc chơi.

JR không phải là làm cho mọi người hạnh phúc mỗi ngày. JR là đối xử những người liên quan với sự tôn trọng cần thiết, trong khi vẫn giữ họ tập trung vào công việc.

Job Relations giúp Chuyển đổi Lãnh đạo hiệu quả ra sao?

Nếu bạn thử tìm kiếm danh mục đào tạo dành cho các doanh nghiệp, bạn sẽ nhìn thấy nhiều lớp học về “kỹ năng lãnh đạo” dành cho các giám sát và quản lý mới. Các khóa học được cho là rất tốt và giảng viên xuất sắc. Chi phí đầu tư là những gì bạn cân nhắc và kỳ vọng từ kết quả của chương trình này. Lý do tôi trình bày điều này là vì: Tôi tự hỏi nếu tham gia học các lớp này, mặc dù bản thân các cá nhân tham gia sẽ nhận được giá trị vốn có của lớp học, tuy nhiên có khả năng nào chuyển đổi lãnh đạo hiệu quả cho các tổ chức không?

Những người tham gia hầu như luôn tận hưởng các chương trình đào tạo và trở về nơi công tác cùng với những nội dung tuyệt vời. Nhưng làm thế nào bạn có thấy một người trở về từ một lớp học này và tạo ra sự khác biệt lớn trong cách làm việc? Tôi sẽ để bạn trả lời điều này.

Sự thật rằng nếu một tổ chức thực sự tác động đến kỹ năng lãnh đạo của lực lượng giám sát tuyến đầu và cải thiện cách họ giải quyết xung đột, tổ chức sẽ nhận được kết quả tốt hơn từ lực lượng giám sát này trong quan hệ công việc tại nơi làm việc, nơi tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.

Khi chúng ta nói chuyện với các công ty, họ thường nói với chúng tôi rằng các nhân viên của họ tất cả đều đang làm việc tốt, cảm ơn, và rằng họ không cần chương trình Quan hệ Công việc (Job Relations) Nhưng sau đó khi chúng tôi tiến hành cung cấp chương trình này—Job Relations Training cho một tổ chức, nhóm giám sát này hầu như luôn đánh giá chương trình này là một trong những họ cần nhất. Sự thật đơn giản rằng có những minh họa thực tế trong lớp học giúp giải quyết xung đột, tạo dựng quan hệ công việc tich cực, và đối phó với thay đổi — chứng minh giám sát cần thiết được trang bị những kỹ năng này.

Chương trình Job Relations khác gì so với các lớp đào tạo thông thường?

Job Relations – 10 giờ, được cấu trúc nội dung giảng dạy trong 5 học phần x 2 giờ/học phần
1. JR dạy giám sát viên làm thế nào để nhận dạng một vấn đề, ra quyết định, tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc tự xử lý, và hành động.
2. JR dạy giám sát viên đầu tiên cần làm là xác định được mục tiêu và đánh giá kết quả các hành động của họ dựa trên mức độ mà họ đạt được mục tiêu.
3. JR dạy giám sát làm thế nào để thu thập các sự kiện, cân nhắc và quyết định phải làm gì dựa trên những sự kiện, và hành động.

Các lớp học không chỉ dạy kỹ năng làm thế nào để làm những điều này, nhưng cho phép người học thực hành các kỹ năng này dựa trên các vấn đề nảy sinh trong kinh nghiệm làm việc của chính họ. Bằng cách đó, họ quay trở lại với công việc của họ không chỉ với một cái đầu đầy ý tưởng lạ mắt, mà là với khả năng đưa những gì đã học áp dụng vào thực tiễn và tạo ra một sự thay đổi thực sự trong công việc, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ.

Vì vậy, chúng ta hãy nhìn khác đi về chương trình Job Relations (JR). Thay vì chỉ gửi một vài người đi học trong một vài ngày, tại sao không đem những kỹ năng này vào trong tổ chức, dạy cho các giám sát viên, và nhờ đó giúp chuyển biến bản thân họ, kết quả công việc và tổ chức.

Một số ý kiến gần đây từ các học viên lớp JR - Kỹ năng Quan hệ Công việc:

- Chương trình Kỹ năng "Quan hệ công việc” của TWI là một công cụ đơn giản nhất, thiết thực nhất và duy nhất hiệu quả cải thiện “kỹ năng con người” mà tôi đã được từng thấy. Tôi đang thực hành những gì tôi đã học được mỗi ngày và nó giúp tạo ra giá trị, và tôi tin rằng tôi sẽ tiếp tục làm như vậy.

- Trong một lớp học Kỹ năng "Quan hệ công việc” gần đây, một trong những học viên tham gia thực hành sử dụng 4-bước "Làm thế nào để xử lý một vấn đề", áp dụng vào một tình huống thực tế mà anh đang gặp gần đây.
Một nhân viên giỏi đã rất bực bội khi anh ta đã không được trao tặng huân chương 25-năm phục vụ công ty trong ngày kỷ niệm. Có vẻ như rằng có sự không chính xác trong dữ liệu lưu trữ hồ sơ nhân sự—lý do có thể là khi công ty chuyển đổi phần mềm quản lý hồ sơ từ quản lý bằng tay sang máy tính trước đây.
Đây là những gì người giám sát cho biết anh ta đã quyết định làm gì và làm điều đó như thế nào: "Trong trường hợp mà tôi cần xử lý này, tôi xúc tiến để người nhân viên thâm niên này nhận được phần thưởng của anh ấy. Tôi đã nói chuyện với một vài người cũ để xác minh ngày anh nhân viên này bắt đầu vào làm việc. Kế hoạch của tôi bây giờ là chờ cho đến khi có chuyến thăm viếng của ban giám đốc cấp cao, ngoài phần trình bày thông thường, chương trình sẽ gồm phần trao tặng phần thưởng cho người nhân viên thâm niên này.

Cảm ơn vì đã cung cấp chương trình này một cách rõ ràng và thuyết phục. Tôi ấn tượng với phần truyền đạt của Huấn luyện viên khi làm cho chương trình luôn tập trung và tiến triển tốt.”.

Ánh Nguyệt-Hội TWI Việt Nam

[/SIZE]