Nên hay không nên cho nhân viên làm việc tại nhà...???

Theo Minh An (Dịch từ Entrepreneur)





Khi một nhân viên đặt ra câu hỏi:“Tôi có thể làm việc tại nhà được không?”, liệu công ty của bạn đã có quy định sẵn để trả lời cho câu hỏi chưa?. Làm việc tại nhà còn là một vấn đề khá mới mẻ hiện nay.


Tình huống giả định: công ty bạn có 7 nhân viên, tất cả họ đều làm việc duy nhất tại văn phòng công ty. Tình huống phát sinh khi một trong số các nhân viên có khúc mắc công việc. Có thể cô ta mới có em bé, chồng hay con phải điều trị bệnh nghiêm trọng, hoặc chồng được cử đi công tác ở nơi khác trong một thời gian và cô ta muốn đi cùng chồng và trở về khi chuyến công tác kết thúc


Mặc dù có những khúc mắc như vậy, nhân viên này vẫn mong muốn tiếp tục làm việc cho công ty và đề xuất được làm việc tại nhà. Cô ta là một trong những nhân viên tốt nhất của công ty và bạn không muốn đánh mất cô ấy.


Đây đúng là một tính huống khó xử, nhưng là một nhà sử dụng lao động, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng để đối phó với tình huống này. Trước khi quyết định xem có nên cho phép một hay vài nhân viên làm việc từ xa, bạn hãy cân nhắc tất cả các khía cạnh tích cực và tiêu cực của cả hai lựa chọn.


Tại sao lại tốt nhất là tất cả các nhân viên làm việc cùng một nơi:


Tất cả chúng ta đều là những động vật của thói quen; hầu hết chúng ta đều đã và đang làm việc tại một văn phòng. Kết quả là việc để mọi người làm việc cùng nhau trở thành truyền thống và thích hợp. Các nhà quản lý thường thích nhìn thấy và giao tiếp với mọi nhân viên, đặc biệt khi một trường hợp đột xuất nào đó phát sinh trong công ty.


Điều này là đặc biệt đúng khi bạn cần lên thời gian biểu cho cuộc họp với các nhân viên. Khi mọi người làm việc tại một nơi duy nhất, bạn sẽ không phải nỗ lực quá nhiều cả về thời gian và công sức để xác định thời điểm thuận tiện nhất cho mọi người gặp gỡ nhau.


Và hơn nữa một số nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn dưới sự giám sát chặt chẽ. Việc kiểm soát các hoạt động cũng dễ dàng hơn khi mọi người cùng làm việc tại một nơi.


Tại sao không cần thiết để tất cả nhân viên làm việc tại cùng một nơi:


Nhiều công ty có thể có các văn phòng làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau, thành phố hay thậm chí là quốc gia. Trong văn phòng làm việc hiện đại ngày nay, mọi người có thể nhanh chóng giao tiếp với nhau qua máy tính, email, fax, điện thoại hay hội thảo video.


Với những công nghệ hiện đại, việc kết nối các nhân viên có thể rất dễ dàng – hay khó khăn – cho dù họ ở cùng một văn phòng hay tại những địa điểm khác biệt. Ví dụ, chắc chắn chỉ mất cùng một khoảng thời gian để gọi điện cho ai đó ở văn phòng bên cạnh hay ở thành phố khác.


Nhiều nhân viên được công ty cho phép làm việc tại nhà sẽ cống hiến và làm việc hiệu suất hơn bởi vì họ trân trọng những cơ hội công ty đưa ra giúp họ đáp ứng cả các nhu cầu công việc và cá nhân.


Các lựa chọn của bạn


Sau khi bạn cân nhắc kỹ lưỡng các ưu điểm và nhược điểm của việc cho phép những nhân viên có năng lực được làm việc tại nhà, bạn có thể muốn xây dựng một chính sách hoàn chỉnh nhằm bảo vệ công ty. Không quan tâm tới quyết định của bạn, vấn đề rất có thể sẽ được nêu ra lần nữa.


Nếu bạn để một nhân viên làm việc tại nhà, những nhân viên khác có thể không bằng lòng với ưu ái bạn dành cho người đó và không tạo cơ hội hay không cho phép các nhân viên khác làm việc tại nhà hoặc làm việc tại các địa điểm khác nhau.


Trường hợp đội ngũ nhân viên ghen tỵ, họ có thể chỉ trích bạn về việc đem lại cho một nhân viên khác những đối xử đặc biệt. Tinh thần làm việc, sự thoả mãn của các nhân viên và hiệu suất công việc có thể bắt đầu sụt giảm. Sự thoả mãn của khách hàng và doanh thu từ đó cũng sẽ giảm theo.


Có một vài lựa chọn cho bạn:


1. Yêu cầu rằng tất cả nhân viên đều phải làm việc duy nhất tại một địa điểm. Trong trường hợp này, rất có thể bạn sẽ kết thúc với việc đánh mất một vài nhân viên tốt nhất.


2. Xây dựng một chính sách làm việc tập trung tại một địa điểm, nhưng cho phép các trường hợp ngoại lệ tuỳ thuộc vào các hoàn cảnh riêng biệt được bạn chấp thuận theo các nguyên tắc cơ bản nhất định. Nếu thực thi chính sách này, bạn sẽ cần xây dựng trong một vài chế độ bảo vệ.


Hãy rõ ràng với nhân viên về các tiêu chuẩn và nghĩa vụ để có được sự cho phép làm việc từ xa và khi nào việc này bị từ chối. Đây nên là một chính sách được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên sự hiểu biết thấu đáo về vấn đề.


Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị xây dựng các quy trình cho phép những nhân viên làm việc tại nhà liên lạc với các nhân viên làm việc tại công ty. Việc này có thể được thực hiện qua máy tính, email, fax, điện thoại hay hội thảo video.


Để duy trì giao tiếp tốt giữa các nhân viên làm việc tại nhà và các nhân viên làm việc tại công ty, bạn sẽ cần thiết lập một phương thức cho hai nhóm nhân viên này có thể liên lạc trực tiếp với nhau.


Sự linh hoạt về thời gian cũng giúp các nhân viên cảm thấy tự do hơn để thực thi các trách nhiệm khác. Sự tự do này là rất cần thiết với nhiều nhân viên.


Mỗi một nhân viên làm việc tại nhà phải hiểu rõ về tất cả các hạn định thời gian của công việc và cách thức hoàn thành chúng. Khi các nhân viên “không còn nhìn thấy ánh sáng”, họ rất có thể quên mất các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. Nói cách khác, bạn cần giám sát họ để đảm bảo rằng các công việc không bị chậm trễ gây ra ảnh hưởng tiêu cực.


3. Cho phép các nhân viên khác cũng được làm việc từ xa. Trước hết, những sự bảo vệ như trên cần được thực thi đầy đủ.


Cuối cùng, bất cứ lựa chọn nào bạn quyết định, việc duy trì mối liên lạc thường xuyên với các nhân viên làm việc tại nhà là quan trọng nhất; còn bằng không họ có thể sớm cảm thấy mất mọi tiếp xúc với công ty. Và việc này thường dẫn tới những kết quả công việc chất lượng thấp và cảm giác không còn được đánh giá cao nữa.

 

Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc từ xa!



Nguyễn Tuyết Mai (Dịch từ Microsoft Small Business)


Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình đang ở đâu và làm gì không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất?Đây đều là một câu hỏi không dễ có câu trả lời.


Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị di động hiện đại, website, hộp thư cá nhân ,mạng nội bộ (LAN),... Do vậy số lượng các nhân viên lưu động và làm việc từ xa đang ngày càng có xu hướng tăng cao. Theo thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và Mỹ cứ 10 nhân viên thì có đến 9 nhân viên thường xuyên làm việc tại các địa điểm ngoài trụ sở chính của công ty. Ngoài ra, có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm chịu sự giám sát từ xa của các nhà quản lý.


Song vấn đề này không phải là mối quan tâm lớn của nhiều người. Việc tuyển dung các nhân viên lưu động có thể đem lại những lợi ích nhất định cho công ty. “Nhà tuyển dụng có thể cắt giảm chi phí văn phòng cũng như tuyển dụng được nhiều tài năng hơn”, Manny Avramidis, Phó chủ tịch cấp cao của Hãng nhân sự toàn cầu American Management Association (AMA), cho biết như vậy.


Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm việc, củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những nhân viên làm việc từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa công việc và các trách nhiệm riêng tư.


Tuy nhiên, việc quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên được “tháo dây trói” này cũng phát sinh không ít các thách thức gai góc. Bạn giám sát công việc của họ thế nào? Bạn giữ mối liên lạc với họ ra sao? Còn về vấn đề đào tạo và mối quan hệ gắn bó giữa họ với công ty nữa?


Với quá nhiều thông tin xung quanh vấn đề này như vậy, bạn sẽ làm gì để bảo đảm quyền sở hữu trí tuệ? Thực tế cho thấy, số lượng nhân viên làm việc từ xa ngày càng đông và hệ quả tất yếu là vấn đề bảo mật thông tin trở nên nóng bỏng hơn bao giờ hết.


Để giải quyết triệt để bài toán khó nói trên, đòi hỏi ở bạn rất nhiều nỗ lực và sự đầu tư cả về công nghệ và con người. Tuy nhiên, bù lại bạn có thể sớm có được sự tưởng thưởng xứng đáng.


Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa. Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin.


Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu cạnh tranh của Công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?


Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên.


Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.


Dưới đây là 7 nguyên tắc sẽ giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi ích kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp động viên đội ngũ nhân viên lưu động làm việc hiệu quả nhất:


1. Đổi mới phong cách quản lý. Các nhà quản lý thường thiếu sự tin cậy hoặc không mấy hài lòng với các nhân viên làm việc từ xa - những người thường rất dễ bị bỏ qua và không được thông tin một cách đầy đủ.


Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờ đây không còn thích hợp với các nhân viên làm việc từ xa vốn rất năng động. “Khi các mối quan hệ thất bại, nguyên nhân đa phần đó là do nhà quản lý hơn là lỗi của nhân viên”, Avramidis cho biết như vậy.


Có một giải pháp được nêu ra đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái độ của bạn ra sao.


2. Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách. Nếu không có những hướng dẫn nhất quán, mỗi nhân viên làm từ xa sẽ tự đặt ra một danh sách các ưu tiên cá nhân. Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong công việc.


Hãy đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của Công ty. Các giải pháp công nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện việc này trở nên dễ dàng hơn.


Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử dụng để xây dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm,... mỗi thành viên có thể truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và đánh giá tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu.


Ngoài ra, các công cụ trực tuyến khác được thiết kế cho việc giám sát nhân viên định kỳ cũng rất sẵn có trên thị trường. Hãng Success Factors đã cung cấp một sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng theo đó giúp cho việc kết nối hoạt động của nhân viên với các mục tiêu của công ty được dễ dàng.


Như vây, các nhân viên và nhà quản lý sẽ biết và có điều kiện để truy cập vào một trang web trực tuyến được định sẵn để cập nhập những mục tiêu và nhiệm vụ thường xuyên của Công ty. Điều này, theo Andy Cohen, Giám đốc Sucess Factors, cho biết: “Nó sẽ giúp mọi người trong công ty biết rõ nhiệm vụ chung”,


3. Giới hạn quyền tiếp cận thông tin. Không có lý do thích hợp nào có thể giải thích tại sao mọi nhân viên có quyền tiếp cận tất cả các thông tin và dữ liệu của công ty. Theo ông Harprit Singh, CEO của Intellicomm, Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu có trụ sở tại Philadelphia - Mỹ thì “Quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh thực tế của công ty”. Ông còn nhấn mạnh: “Bộ phận IT cần đặt câu hỏi về những ai cần tiếp cận những gì và khi nào, sau đó đặt ra các mức tiếp cận khác nhau. Bạn cũng có thể giới hạn dữ liệu với các hoạt động tiếp cận từ xa và mở rộng hơn đối với các hoạt động tiếp cận tại văn phòng”.


4. Thường xuyên giữ mối liên lạc. Việc giao tiếp và theo sát các nhân viên lưu động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một nỗ lực đặc biệt. Đối với các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trực tiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty. Còn đối với các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các email, tin nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đề này. Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua điện thoại với các nhân viên lưu động. Hãy mang lại cho các nhân viên này những thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với các nhân viên khác trong công ty.


5. Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý công nghệ thông tin(IT) . Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việc từ xa gọi điện báo ốm? Bạn có tin chuyện đó không? Và làm thế nào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ cấp hay những chương trình đào tạo? Các điều kiện HR, trợ cấp và chính sách lương thưởng với các nhân viên làm việc từ xa phải không có gì khác biệt so với các nhân viên làm việc tại công sở.


Có một cách thức để giải quyết vấn đề này đó là hãy yêu cầu có sự phối hợp hiệu quả giữa nhà quản lý nhân sự với nhà quản lý công nghệ thông tin . Họ cần đưa ra các giải pháp, chính sách đã được thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lưu động. Làm được điều này, chắc hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi có được không ít các chính sách tuyệt vời.


6. Luôn kết nối công nghệ. Một trong những thách thức thực sự đối với việc quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đó là khả năng kết nối với các thiết bị mà những nhân viên này sử dụng. Bạn thường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên này ra sao? Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ như điện thoại di động, mạng LAN, website cá nhân với các firewall của công ty ra sao? Thế còn về những giao tiếp nội bộ thì như thế nào?


Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa tăng lên, những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo. Chủ tịch Doug Young của hãng Live Cargo, thành lập vào năm 2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu cầu của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân viên ở mọi nơi, mọi lúc. Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng hạn như đính kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa và tăng cường năng lực cộng tác, qua đó đảm bảo dữ liệu của các nhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của Công ty.


Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ không phải tải (download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩa cứng của các nhân viên, thay vào đó tất cả đã được lưu trữ tại một nguồn duy nhất.


7. Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động. “Nếu bạn vạch ra các yêu cầu rõ ràng cùng những mục tiêu hành động, và các nhân viên không cần ở trong văn phòng hay không cần giao tiếp bằng lời nói với mọi người, điều này sẽ không thành vấn đề gì lớn khi mà 8 giờ làm việc của nhân viên là từ giữa đêm cho đến 8 giờ sáng”, Roberta Matuson, một nhà tư vấn nhân sự, cho biết.


Ngoài ra, các nhân viên làm việc từ xa thường gặp nhiều khó khăn hơn các nhân viên khác trong việc chứng tỏ bản thân, điều này có nghĩa rằng họ có thể không được thăng tiến hay được chia thưởng như nhiều đồng nghiệp có các mối quan hệ mặt đối mặt với nhà quản lý.


Do vậy, bạn cần có chính sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành đúng giớ giấc làm việc như thế nào,....


***


Rõ ràng, các chính sách cho phép nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn có thể tạo ra một chất lượng và hiệu quả công việc to lớn, nhưng điều này chỉ có được khi bạn thực thi những bước đi hiệu quả để sử dụng đúng sức mạnh của phương thức làm việc này.


Có thể thấy làm việc từ xa đòi hỏi có sự thích nghi từ phía các nhà quản lý cùng một hoạt động giám sát thích hợp. Bởi nếu các nhân viên làm việc từ xa không nằm trong tầm kiểm soát thì làm sao họ kiểm tra được liệu các nhân viên đó có đang chuyên tâm làm việc hay không.


Giải pháp đặt ra là các nhà quản lý nên chú trọng đến kết quả thay vì các hoạt động cụ thể. Điều này có nghĩa là phải đề ra được các mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên làm việc từ xa, đảm bảo rằng các nhân viên hiểu rõ mục tiêu đề ra. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý xây dựng một kế hoạch giám sát theo từng tiến độ công việc.


Một điều quan trọng nữa là các nhà quản lý cũng phải tìm cách để dần đưa những nhân viên làm việc từ xa gia nhập các tập thể lớn hơn nhằm đảm bảo họ không bị cô lập với thế giới bên ngoài.

 

Hiện nay đã có rất nhiều doanh nghiệp có hình thức cho nhân viên làm việc tại nhà để giảm tỉ lệ "Hot desk", bên cạnh đó tạo không gian làm việc tự do thoái mái cho nhân viên, khi đó, hiệu quả công việc của nhân viên cũng tăng theo.


Theo một điều tra mới đây được thực hiện bởi công ty viễn thông NTL:Telewest Business tại Anh, người lao động, đặc biệt là nhân viên văn phòng, đang đưa ra những ủng hộ cho các chế độ làm việc linh hoạt tại gia. Theo đó thì 7/10 người được phỏng vấn cho biết họ thường làm việc có hiệu quả hơn khi làm việc tại nhà. 1.000 người lao động khắp nước Anh nói rằng họ dễ bị làm xao lãng và mất tập trung hơn khi làm việc tại công sở. 20% những người được điều tra cho hay nguyên nhân chủ yếu của điều này là do những chuyện phiếm xung quanh cuộc sống xã hội và gia đình thường xuyên được các đồng nghiệp đưa ra bàn luận, 14% thiên về nguyên nhân từ những câu chuyện hội hè, tụ họp nơi công sở.


Tuy nhiên các vị lãnh đạo nước Anh lại cho rằng làm việc tại nhà sẽ tạo cơ hội cho sự lười biếng và không nhiệt tâm với công việc. Ứng cử viên của vị trí Thị trưởng thành phố Luân Đôn kêu gọi chính phủ cần tập trung vào việc cải thiện điều kiện giao thông đi lại cho người lao động ở thành phố này. Thế nhưng, giám đốc quản lý của NTL:Telewest Business, Stephen Beynon lại cho biết kết quả của cuộc điều tra hoàn toàn ngược lại với ý kiến trên bởi: “Đối với một số người, việc đi lại tới nơi làm việc thực sự là một vấn đề. Rất nhiều người tin rằng họ có thể hoàn thành công việc tốt hơn khi được làm tại nhà.” - "The Personnel today"


Thực ra, việc cho nhân viên làm việc tại nhà hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào bản thân chính nhân viên đó. Vì thế, trước khi quyết định có nên cho nhân viên A, B, C nào đó làm việc tại nhà hay không thì các nhà quản lý nên tìm hiểu xem: liệu nhân viên đó có làm việc ở nhà được không? họ có đáng tin cậy để cho làm việc tại nhà không?... và họ có phải là người có trách nhiệm cao với công việc hay không?


Cá nhân em thì em thích làm việc tại nhà, vừa thoải mái dễ chịu lại còn làm được việc, và hiệu quả công việc cũng tốt hơn.