Cách Quản lý và định mức đội xe

Các anh chị cao thủ ơi, công ty em mới có đội xe để cung cấp đưa đón nhân viên và phục vụ nhân viên đi công tác mà em mới được sếp phân công công việc là quản lý, kiểm soát chi phí xăng dầu, cầu đường, bảo dưỡng-bảo trì của đội xe này.


Em không biết làm sao để kiểm soát được các khoản này.


Các anh chị có ý kiến hoặc tài liệu gì hay thì cho em xin với.


Gấp lắm các anh chị ơi.

 

Chào bạn.


Theo ý kiến của mình


-Làm định mức xăng dầu cho từng xe,cuối tháng chỉ thanh toán theo định mức này


-Làm lịch trình xe cụ thể (điểm đi,điểm đến,giờ đi,đến vé cầu đường, số km...) người sử dụng xe ký xác nhận


- Bảo trì bảo dưỡng nên cho vào hãng sửa tuy có đắt hơn ở ngoài nhưng đảm bảo được chất lượng,tất cả những phụ tùng thay thế trong quá trình sửa chữa phải mang về để đối chiếu.


-Khi đi kiểm tra kỹ thuật hoặc sửa chữa phải có quản lý di cùng...


Chúc bạn thành công


-

 

Cảm ơn bạn hung1733,


Nhưng công ty mình nhân viên đi công tác nhiều lắm, khi đi thì người sử dụng xe phải ký xác nhận có lịch trình nhưng không kiểm soát bạn ah.hichic.


Tháng vừa rồi chi phí xăng dầu cao quá, Sếp mình la mình không biết kiểm soát. Nghe mà buồn quá.


Có ai giúp em với.

 

Hi bạn.
Hiện tại bên mình cũng có nhiều xe,chi phí xăng dầu hàng tháng khoảng 50T nhưng cũng không thấy xếp ca thán.
Bạn thử theo cách này xem nhé hơi mất thời gian 1 tý.
Chia chi phí cho từng bộ phận ,phòng ban khi sử dụng xe (ví dụ kế toán sử dụng 350 km /tháng* định mức xăng+vé cầu đường OT nếu có) cuối thàng tổng hợp lại chuyển cho trưởng bộ phận ký .
Sau khi tổng hợp lại mà xếp vẫn kêu không biết quản lý thì bó tay luôn.
Chúc bạn thành công.

 

QUOTE(Chú Thích)(hung1733 @ May 29 2011, 01:04 PM)

Hi bạn.
Hiện tại bên mình cũng có nhiều xe,chi phí xăng dầu hàng tháng khoảng 50T nhưng cũng không thấy xếp ca thán.
Bạn thử theo cách này xem nhé hơi mất thời gian 1 tý.
Chia chi phí cho từng bộ phận ,phòng ban khi sử dụng xe (ví dụ kế toán sử dụng 350 km /tháng* định mức xăng+vé cầu đường OT nếu có) cuối thàng tổng hợp lại chuyển cho trưởng bộ phận ký .
Sau khi tổng hợp lại mà xếp vẫn kêu không biết quản lý thì bó tay luôn.
Chúc bạn thành công.



Mình thấy cách chia chi phí cho từng bộ phận không ổn lắm, vì nhu cầu đi công tác nhiều khi không dự báo trước hoặc chỉ dự báo 1 cách tương đối, vd: sang tháng nv đi họp hành nhiều, đi đại lý nhiều... thì dự báo nhu cầu xe tăng xyz%

cty mình làm như sau (khoảng vài chục xe, cả xe đưa đón nhân viên & xe cho các sếp):

- Xây dựng định mức cụ thể cho từng xe, căn cứ vào thực tế tiêu thụ nhiên liệu của xe hoặc LH hãng để đc hỗ trợ, xe mới-cũ ăn xăng khác nhau, mùa đông mùa hè cũng có thể khác nhau, chạy trong thành phố - đi tỉnh, đường dài cũng khác nhau... vì vậy thường +% cho thoải mái
- Xe chạy tuyến cố định: lộ trình cố định, lịch trình cố định >>> tính toán xăng dầu, phí cầu đường đơn giản hơn >>> mua vé tháng, còn quãng đường cũng +% và cho phép khai trong nhật ký mức max (ví dụ thực tế 50km thì cho phép khai 60km -- cũng cho thoải mái, hết kêu tắc đường, hay vòng xe đi vòng xe lại)
- Xe sếp, xe không chạy tuyến cố định: có sổ lịch trình, ngày giờ, điểm đi, điểm đến, quãng đường, các thông tin khác (vé gửi xe, phí cầu đường...). Người dùng xe phải kiểm tra lịch trình & ký chốt lịch trình sau khi dùng xe. Với nhân viên khi dùng xe phải có giấy công tác, yêu cầu dùng xe, ghi rõ lộ trình & được cấp trên ký duyệt.
- Phí vệ sinh, dọn nội thất: tuần 2 lần
- NV đi dùng xe ngoài giờ mà xét thấy đi taxi rẻ hơn so với việc phải trả lương ngoài giờ cho lx + tiền xăng dầu thì bố trí vé taxi cho nhàn.
- Ai muốn dùng xe tùy lộ trình, lịch trình phải thông báo trước 1-vài ngày. những lịch gần giờ nhau thì mình thương lượng để gộp chung lại để tkiem chi phí.

Nói chung là, cty mình nhắm mắt hờ trong việc quản lý lái xe, nên họ kiếm đc chút chút, vả lại chuyện gian lận quãng đường, xăng dầu, chi phí khác (trừ phí cầu đường ko gian đc) là không thể tránh khỏi, ko thể kiểm soát hết đc. Ngày xưa GPS chưa phổ biến (mình y/c cty lắp nhưng đụng đến lợi ích nhóm nên ko đc chấp thuận) quản lý rất cực, bây giờ nhiều cty đã lắp nên đỡ hơn nhiều.

 

Chào cả nhà !
Đã là 1 tài xế xe thì các khoản Xăng, dầu, phí cầu đường, bảo dưỡng định kỳ, rửa xe, gởi xe,.....Là những khoản mà mấy anh em Tài xế có thể tăng thu nhập cho mình. Làm 1 người nhân sự mình nên biết chuyện này và mình nên có các biện pháp hạn chế " tương đối" để duy trì sự hiệu quả trong quản lý của mình. Mình xin chia sẻ một số biện pháp như:
+ Định mức xăng dầu hằng tháng theo từng xe hợp lý
+ Phí Cầu đường phải được ký xác nhận của người đi công tác.
+ QUy định rõ ràng về Công tác phí và sử dụng các dịch vụ rửa, sửa, bảo trì xe
+ Lập Danh sách theo dõi định mức và sử dụng xăng xe hằng tháng
Nhìn chung, Bên mình bộ phận tài xế được kiểm soát tốt từ xăng dầu, phí cầu đường, dịch vụ sửa, bảo trì, rửa và thậm chí gởi xe nữa.
Một vài chia sẻ cùng bạn, chúc cả nhà vui vẻ và thành công
Trân trọng,

 

Bạn có thể tải tài liệu theo đường dẫn này
http://nhansutinhoc.blogspot.com/2015/05/v...-nghiep-la.html