Cách xây dựng Bản Mô Tả công việc

Em mới bước vào nghề Nhân sự. Hiện tại em đang có kế hoạch xây dựng Bản MTCV và bản MTCD cho Công ty trong lĩnh vực tư vấn Điện, mong các anh chị nào đã làm rùi hay biết cách xây dựng thì chỉ dạy cho em đường đi nước bước như thế nào cho đúng.
Kiến thức thì em có nhưng em nghĩ thực tế khác xa hoàn toan, mong các anh chị giúp đỡ.
Chân thành cảm ơn.

 

QUY TRÌNH XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Nói chung xác thì đây là những chia sẽ về kinh nghiệm xây dựng bảng mô tả công việc, nó không phải là một quy trình hoàn chỉnh
Khi anh/ chị đọc bài viết này, tôi cho rằng sẽ quá thừa thải nếu tôi lặp lại các khái niệm hay mục đích của việc xây dựng hệ thống bảng mô tả công việc.
Song, tôi chia sẽ rằng, khi tôi xây dựng hệ thống bảng mô tả công việc, trong đầu tôi quan tâm đến một viễn cảnh rằng: nhân viên Cty tôi sẽ có sự tường minh trong thực hiện công việc, cá nhân tôi sẽ dễ dàng hơn trong khâu tuyển dụng chọn người, và Công ty tôi sẽ không quá đau đầu đến mỗi kỳ đánh giá, tính thưởng
Hiện nay, nếu sử dụng google kèm với các từ khóa “xây dựng bảng mô tả công việc” “phân tích công việc”,…anh/chị sẽ dễ dàng tìm được rất nhiều bài viết liên quan, với đầy đủ các kiến thức hướng dẫn rất chi tiết với nhiều phương pháp hàn lâm.
Và với khả năng có hạn của tôi, tôi có thể hiểu nhưng áp dụng thực tế thì không nỗi. Điển hình tôi đã từng loay hoay với thực trạng Công ty mà tôi đang công tác
Tóm lại, tôi xây dựng hệ thống bảng mô tả Công việc với 04 bước sau:
1. Bước 1: Thành lập nhóm dự án xây dựng hệ thống mô tả công việc

- Nhóm này bao gồm: phòng Nhân sự và các Trưởng bộ phận liên quan
- Thường phòng Nhân sự chỉ đóng vai trò tư vấn, và thực hiện các nghiệp vụ khảo sát. Còn Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm tổng hợp, sàng lọc
- Tôi cho rằng: hiệu quả phối hợp của các thành viên nhóm này chiếm tỷ trọng lớn trong việc thành bại của dự án này

2. Bước 2: Xây dựng bảng liệt kê công việc (Job description)

- Tôi nhấn mạnh rằng: bảng liệt kê công việc, chứ không phải là bảng khảo sát công việc. Và chỉ cần phương pháp này thôi
- Mục tiêu của bảng liệt kê công việc: phát cho nhân viên và họ liệt kê TÁT CẢ những công việc mà họ đã từng và hiện tại đang thực hiện trong ngày, tuần, tháng, quý, năm.
- Tôi cho rằng: chỉ có những người tác nghiệp mới liệt kê chính xác công việc mà họ đảm nhiệm

3. Bước 3: Xây dựng bảng mô tả công việc

- Nhóm dự án sẽ thu thập lại các bảng liệt kê công việc
- Từng trưởng bộ phận liên quan sẽ sàng lọc, tối ưu hóa (lượt bỏ những công việc thừa, không đúng vị trí…)  tại bước này, anh/chị sẽ trải nghiệm những điều thú vị là sẽ rất bất ngờ khi biết được công việc đang thực hiện của một số nhân viên
- Việc còn lại, phòng Nhân sự sẽ tư vấn form mẫu, cách sắp xếp thứ tự các công việc để có một bảng Mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh.

4. Bước 4: Xây dựng hệ thống KPI (đánh giá theo năng suất) và hệ thống đánh giá theo năng lực cho từng chức danh

- Có thể anh/chị sẽ phản hồi rằng không nên tiếp bước này, bởi nó lạc đề sang mục đánh giá. Tuy nhiên, tôi cho rằng sẽ rất khó khăn để có cơ hội cả công ty cùng xây dựng hệ thống công việc, nên “tranh thủ” cố gắng thêm cho phần này

- Trong bước 4: tôi chia làm 02 quá trình:
o Xây dựng hệ thống KPI (đánh giá theo năng suất)
 Tôi ủng hộ cho quan điểm: mỗi vị trí mỗi chức danh sử dụng không quá 03 KPI; bởi tôi cho rằng thà đánh giá ít nhưng đánh giá chính xác, còn hơn nhiều mà không có chất lượng hoặc không khả thi.
 Tôi từng sai lầm khi chọn quá nhiều KPI cho việc đánh giá năng suất. Và tôi sợ nhất KPI mang tên: “khảo sát mức độ….” Nó hoàn toàn không khả thi, bởi muốn đạt được hiệu quả cho KPI đó, tôi cần xây dựng một bảng câu hỏi hoàn chỉnh cùng với sự ủng hộ trả lời của những người liên quan. Điều này rất khó khăn với tôi
 Còn việc chọn KPI nào, tôi nghĩ câu trả lời tốt nhất là TÙY. Tùy mục tiêu của từng doanh nghiệp, từng phòng ban mà có một KPI phù hợp, và vai trò tư vấn của nhân sự là rất quan trọng tại thời điểm này

o Xây dựng hệ thống đánh giá theo năng lực
 Tôi cũng ủng hộ cho quan điểm: chỉ có 03 yếu tố cho từng nhóm yếu tố đánh giá
 Phần này phòng Nhân sự tham gia tư vấn nhiều hơn cho trưởng bộ phận;
 Còn nguồn thông tin có thể sử dụng google, cụ thể có thể tham khảo tại hrlink.vn

Trần Quốc Tứ
(19/02/2013)