Công tác chuẩn bị cho sếp đi công tác

Thân gửi anh/chị trong cộng đồng!


Công việc của em hiện giờ là thư ký văn phòng, chuyên làm công tác hậu cần cho sếp. một trong số việc em hay phải làm là công tác chuẩn bị cho sếp đi công tác. Tuy nhiên em không có kinh nghiệm trong việc này vì ở công ty cũ việc này có người chuyên phụ trách. Vì vậy thông qua diễn đàn em mong anh chị nào có kinh nghiệm về việc này truyền đạt lại cho em bí quyết để làm việc được suôn sẻ, nhanh chóng và hài lòng sếp. Em muốn biết cách làm cụ thể, chẳng hạn như làm visa, đặt vé máy bay, khách sạn, lên lịch trình, chuẩn bị tài liệu....ra làm sao? Em cảm ơn anh/chị nhiều!

 

Chào giang.buihoang,


Ngay sau khi biết được lịch đi công tác nước ngoài của sếp, em cần:


- Đặt vé máy bay: liên hệ với đại lý để chọn hãng bay, giờ bay thích hợp (các hãng phổ biến TG, SQ, VNA,...). Liên hệ với họ để được tư vấn trực tiếp, cụ thể hơn về hành trình bay, quá cảnh, phí, có yêu cầu visa nhập cảnh,..)


- Đặt khách sạn: em có thể trực tiếp đặt khách sạn bằng cách online booking hoặc liên hệ với NV của công ty/chi nhánh sếp đi họp nhờ họ book giùm. Hoặc em có thể book khách sạn thông qua các hãng du lịch tại VN (Viettravel, Fiditour,..)


- Nếu nước đó yêu cầu quốc tịch VN phải có visa nhập cảnh, em tiến hành thủ tục xin visa cho sếp. Em có thể nhờ dịch vụ xin visa xin hộ hoặc tự nộp đơn xin. Dịch vụ họ chỉ là người đi nộp/nhận hồ sơ giúp mình, các thủ tục còn lại em phải chuẩn bị (thư mời đi công tác của nước mà sếp sẽ đi, đơn xin cấp visa, vé máy bay, hotel booking, hình, chứng minh tài chính, lệ phí, passport....). Thời gian an toàn để xin visa ít nhất phải 2 tuần trước ngày khởi hành. Thủ tục cụ thể thế nào em nên liên hệ trực tiếp với Lãnh sự quán/Đại sự quán để được hướng dẫn.


- Các công việc khác (lên lịch trình, chuẩn bị tài liệu,..): những việc này em phải ngồi trao đổi với sếp để biết lịch làm việc, nhận tài liệu in ra,....


Regards


Trâm