Chia sẻ Chi tiết quy trình 5 bước hoạch định nguồn nhân lực từ A-Z

Hoạch định nguồn nhân lực chỉ ra khoảng cách giữa nhu cầu về nhân lực của tổ chức ở hiện tại & tương lai, giúp doanh nghiệp lường trước những khó khăn cần phải đối mặt từ đó nhanh chóng, chủ động có hướng giải quyết kịp thời. Bài viết dưới đây FastWork Team hướng dẫn chi tiết 5 bước thiết lập quy trình hoạch định nguồn nhân lực, hy vọng sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp bạn!

1. Khái niệm hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực được định nghĩa là quá trình dự đoán nhu cầu nhân sự, đề ra các chính sách, biện pháp & kế hoạch thực hiện đảm bảo đáp ứng đủ số lượng nhân sự cho doanh nghiệp với các kỹ năng và phẩm chất cần thiết phù hợp định hướng phát triển của tổ chức.


Hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc “
Hoạch định nguồn nhân lực không phải là một hoạt động độc lập mà có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt động quản lý khác trong tổ chức như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá và quản lý nhân sự, chế độ trả thù lao cho người lao động.

2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực
Con người là nòng cốt cho sự phát triển của doanh nghiệp, đó là lý do quy trình hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng.

– Hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc”

– Cơ sở giúp doanh nghiệp xác định được phương hướng, cách thức quản trị nhân sự phù hợp & linh hoạt trước sự thay đổi từng ngày của thị trường kinh doanh

– Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua việc liên kết với các hoạt động quản lý khác. Giúp doanh nghiệp điều phối nhân sự một cách tốt nhất giúp người lao động phát huy hiệu quả tiềm năng của họ.

– Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở thực hiện các kế hoạch nhân sự khác của doanh nghiệp như: kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển, kế hoạch về trả thù lao cho người lao động.

3. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực
3.1. Quy trình chung
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần đặt trong mối liên hệ mật thiết với các hoạt động quản lý khác của doanh nghiệp như kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh, các kế hoạch tài chính, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, kế hoạch đãi ngộ nhân sự,…

Các vấn đề cơ bản cần xem xét trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm:

1. Phân tích, dự báo nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai.
2. Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự từ đội ngũ nhân sự hiện có của doanh nghiệp.
3. Phân tích, cân đối mối quan hệ cung – cầu nhân sự.
4. Đưa ra các chính sách, biện pháp để cân đối cung- cầu nhân sự. Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện.
5. Kiểm soát, đánh giá nhân sự và hiệu chỉnh.

3.2. Nội dung quy trình cụ thể

3.2.1. Phân tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân lực.
Mức độ sử dụng nhân lực của doanh nghiệp chịu tác động của nhiều nhân tố thuộc môi trường bên trong & bên ngoài.

– Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài bao gồm yếu tố về kinh tế, kỹ thuật – công nghệ, biến động chính trị, luật pháp & sự cạnh tranh của đối thủ cùng ngành.

– Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp:

• Sản phẩm dịch vụ
• Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
• Khả năng bán hàng , mở rộng thị phần và lượng tiêu thụ sản phẩm.
• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong ngắn hạn & dài hạn
• Sự thay đổi tự nhiên của doanh nghiệp: số lượng người nghỉ hưu, thay đổi nghề nghiệp, luân chuyển công tác, kết thúc hợp đồng,…

3.2.2. Dự báo nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp.

Dự báo cầu nhân sự là xác định số lượng, cơ cấu nhân lực với các yêu cầu về trình độ, kỹ năng cần thiết đảm bảo đội ngũ nhân sự có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cho từng thời kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

– Xác định nhu cầu về các loại nhân sự cụ thể tại từng thời điểm trong tương lai để thực hiện các vai trò và chức năng khác nhau của doanh nghiệp.

– Yêu cầu về trình độ về trình độ, kỹ năng, các tiêu chuẩn lao động được sử dụng trong tương lai.

– Trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ

– Sự thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trong tương lai, và sự thay đổi về năng suất lao động dự kiến.

– Dự báo sự phát triển về năng lực nhân sự trong tương lai.

– Tỷ lệ nghỉ việc, luân chuyển công tác, nghỉ hưu

– Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghề từ bên ngoài.

Dự báo nhu cầu nhân sự được chia làm 2 loại: ngắn hạn và dài hạn


Cần thiết lập các dự báo nhu cầu nhân sự trong ngắn hạn và dài hạn
– Dự đoán nhu cầu ngắn hạn

• Dựa vào việc phân tích nhiệm vụ/ khối lượng công việc cần phải thực hiện
• Sử dụng hệ số quy đổi hoặc tiêu chuẩn định biện để xác định số giờ lao động cần thiết
• Quy đổi giờ lao động ra số nhân lực cho mỗi ngành nghề.
• Tính theo lượng lao động hao phí
• Phương pháp tính theo năng suất lao động
• Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên.

– Dự báo nhu cầu dài hạn: (kế hoạch hóa nhân lực dài hạn có thời gian > 1 năm, thường từ 1-5 năm)

Dự đoán nhu cầu dài hạn là nhiệm vụ của các chuyên gia quản lý nhân lực. Thông thường, để dự đoán nhu cầu dài hạn cần căn cứ vào các mục tiêu và kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, dự đoán những thay đổi về khoa học – kỹ thuật công nghệ, dựa vào sự phân tích tác động của môi trường kinh doanh….

Các phương pháp dự đoán nhu cầu dài hạn:

• Các phương pháp định lượng bao gồm phân tích xu hướng, phương pháp ước lượng trung bình, phương pháp hồi quy tuyến tính.
• Phương pháp định tính như phương pháp chuyên gia & kỹ thuật Delphi – hình mẫu kỹ thuật điển hình để điều tra, sau đó thảo luận và đưa ra kết luận của nhóm điều tra. Phương pháp này hạn chế được tính chủ quan của con người.

3.2.3. Dự báo khả năng cung nhân lực.

Dự báo khả năng cung nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình hoạch định nguồn nhân lực. Để dự báo mức cung nhân lực, doanh nghiệp cần phân tích mức cung nội bộ và phân tích mức cung ở thị trường lao động bên ngoài.

– Phân tích mức cung nội bộ

Là việc xem xét điều chuyển nhân sự ở bộ phận thừa sang bộ phận thiếu. Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện hai bước chính sau:

• Xác định lại mức định biên nhân sự ở mỗi bộ phận có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và trong tương lai từ đó phát hiện mức dôi dư nhân sự cần được điều chuyển đi các bộ phận khác.
• Xác định ở mỗi vị trí công việc có bao nhiêu người sẽ ở lại, bao nhiêu người sẽ rời bỏ doanh nghiệp.

Xây dựng một quy trình hoạch định nguồn nhân lực chi tiết giúp doanh nghiệp sử dụng nhân sự một cách tối ưu nhất, tiết kiệm nhất & hiệu quả nhất. Hạn chế tối đa rủi ro thiếu hụt nhân sự hoặc thừa nhân sự ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
FastWork HRM – Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp

Cập nhật nhanh chóng toàn bộ thông tin nhân sự của tổ chức chỉ với 1 thiết bị di động

• Số hóa hồ sơ thông tin nhân sự, lưu trữ trực tuyến trên phần mềm
• Quản lý đầy đủ profile, vị trí làm việc, lương, thưởng, kỷ luật, khen thưởng, quá trình công tác/ bổ nhiệm nhân sự
• Dashboard thống kê & theo dõi biến động nhân sự, tăng giảm qua từng thời kỳ
• Tự động cảnh báo quan trọng: hết hạn thai sản, hết hạn hợp đồng, đến hạn bổ nhiệm, đến hạn nghỉ hưu…
• Kết hợp nhiều tính năng liên quan đến quản lý tuyển dụng, quản lý KPI nhân sự, quản lý chấm công, tính lương,….

Xem thêm chi tiết tính năng và hướng dẫn sử dụng phần mềm TẠI ĐÂY