Hệ thống quản trị - Lựa chọn nào là hiệu quả?

Hệ thống quản trị ( HTQT ) đóng vai trò là “cơ sở hạ tầng” làm nền tảng chi phối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (DN). Tùy vào tình hình thực tế ở mỗi thời điểm khác nhau, các nhà lãnh đạo chọn HTQT khác nhau mà họ cho là phù hợp nhất. Bài viết này nhằm giới thiệu một số HTQT được cho là phổ biến hiện nay,chúng được hình thành dựa trên sự phát triển kinh tế của con người đến thời điểm hiện tại như: quản trị thuận tiện, quản trị hiện đại, quản trị ISO và quản trị ERP …


1. Quản trị thuận tiện (QTTT) : có thể cho đây là loại hình quản trị ra đời sớm nhất và ngày nay vẫn còn rất phổ biến, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. QTTT thường tập trung tất cả quyền lực vào người đứng đầu DN, hay tập trung vào một nhóm nhỏ nhân sự có mối quan hệ thân thiết với người đứng đầu doanh nghiệp đó. Các quyết định tổ chức công việc và điều phối hoạt động hằng ngày đều phụ thuộc vào người đứng đầu, bất kể chúng từ chức năng gì và người ra quyết định có nghiệp vụ chuyên môn về chức năng đó hay không.


Phần lớn các chỉ đạo bằng lời nói trực tiếp đến các nhân sự thi hành. Nguồn nhân lực được tổ chức một cách tập trung dạng phẳng, vai trò của từng nhân sự có thể được sắp xếp theo nhu cầu và khối lượng công việc thực tế nhiều hơn là dựa vào thế mạnh của từng người. Tính kiêm nhiệm đồng thời nhiều chức năng trong thể loại này rất cao trên từng nhân sự.


QTTT thường được áp dụng trong những tổ chức có tầm nhìn ngắn hạn. Chủ DN sở hữu hầu hết các chức năng quản lý, kiểm soát nguồn lực, hoạt động kinh doanh. Quan niệm về “lãnh đạo” trong và tiêu chí “khoán việc” – “giao quyền” gần như không tồn tại. Nhiều người trong chúng ta hay gọi thể loại này là “ quản trị theo kiểu gia đình”.


Tuy nhiên, khi tổ chức đó được mở rộng và tăng trưởng, nhiều chủ DN gặp khó khăn vì om đồm quá nhiều việc, nên khó tập trung vào công việc mang tính chiến lược, đảm nhiệm nhiều chức năng dàn trải nên hiệu quả thiếu chiều sâu. Bên cạnh đó, do QTTT thường tập trung quyền lực vào chủ DN hay người thân của chủ DN nên các ý kiến hay quyết định từ họ trở nên chủ quan hơn, hướng về lợi ích của chủ DN.


2. Quản trị hiện đại (QTHĐ) : khi tổ chức ngày càng “phình” ra nhiều chủ DN nhận thức rằng các phương thức cũ của QTTT không còn hiệu quả nữa, việc tái cơ cấu hiển nhiên không thể không thực hiện.


QTHĐ giảm thiểu chức năng quản lý, và gia tăng chức năng lãnh đạo cho chủ DN. Việc tổ chức hoạt động được phân bố có chiều sâu theo chức năng một cách khách quan, nếu trước đây các chủ doanh nghiệp chỉ biết đến cơ cấu tổ chức thì bây giờ họ quan tâm trước nhất là cơ cấu chức năng. Các lớp/cấp quản lý được phân bổ rõ ràng và việc phân cấp nhân sự được định nghĩa theo đúng tầm quan trọng của từng vị trí.


Giờ đây, các chủ DN đặc biệt quan tâm đến chức năng “quản trị nguồn nhân lực” và nhận thức được rằng khái niệm “ quản trị nhân sự” không còn phù hợp nữa. Họ lấy chất lượng nguồn nhân lực làm trung tâm, nỗ lực tìm kiếm các giá trị, tiềm năng đóng góp của từng nhân sự. Sau đó biến các giá trị chung của doanh nghiệp và xem đó là các yếu tố cạnh tranh trên thương trường.


Các định hướng, chiến lược, chính sách hay nguyên tắc điều hành được Ban giám đốc cùng bàn luận và văn bản được hóa thành các quy chế quản trị chung và cho từng khối, phòng, ban.


Các nhân sự không chỉ được giao việc một cách rõ ràng khoa học, mà còn được xây dựng các mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ để công tác đánh giá thành tích có cơ sở và công bằng. Không chỉ dừng ở đó, nguyên tắc “khoán việc” được sử dụng như là một yếu tố tạo động lực nhằm phát huy tiềm năng của từng vị trí nhân sự. Tùy vào cấp độ nhân sự, mỗi vị trí đều được một số quyền nhất định để có thể chú động ra quyết định và chịu trách nhiệm.


Tuy nhiên việc chuyển đổi từ QTTT sang QTHĐ không hề đơn giản và không ít các thử thách. Đầu tiên phải kể đến tư duy của người chủ DN trong tư tưởng sẵn sàng chia sẻ bớt quyền lực cho các quản lý cấp trung. Thứ hai, làm thế nào để có đủ nguồn lực chất lượng để thực thi hệ thống quản trị mới, song song với việc phải tự bồi dưỡng để có đủ năng lực lãnh đạo bộ máy mới đó. Thứ ba, việc phân cấp thành nhiều lớp biến bộ máy trở nên phức tạp hơn, các quy chế, nguyên tắc làm việc biến công tác hành chánh tổng quát và hành chánh từng chức năng tuy chặt chẽ nhưng trở nên nặng nề hơn, vì vậy công tác truyền thông và giám sát đòi hỏi các công cụ quản lý phù hợp và kịp thời.


GV cấp cao Trịnh Thành Thịnh của Trung tâm TalentLink đã chia sẻ những kiến thức về hệ thống quản trị trên báo Doanh Nhân Sài Gòn, số báo 116