[HN, 5.01.] Offline No.2 Quản trị tri thức - công cụ & kinh nghiệm triển khai thực tế!!

[SIZE=12pt]SEMINAR No. 02 - KNOWLEDGE MANAGEMENT.[/SIZE][SIZE=12pt]
[/SIZE]

Mời các anh chị em quan tâm đến tham gia và chia sẻ trong buổi
Offline chia sẻ về kinh nghiệm và công cụ triển khai Knowledge Management trên thực tế.
Người chia sẻ: Tùng Aroma, 098 888 2995, tung@aroma.vn

Topic thảo luận và đăng kí: [SIZE=14pt]http://aroma.vn/km[/SIZE]
Các bác có thể vào trao đổi và đăng kí trên event của facebook luôn.

Download các tài liệu của buổi Seminar No. 01

[SIZE=12pt]Click vào banner dưới đây để vào topic trao đổi của buổi Seminar.
Xác nhận và trao đổi trên event facebook tại đây.[/SIZE][SIZE=12pt]
[/SIZE]























[OFFLINE] KNOWLEDGE MANAGEMENT
CHIA SẺ CÔNG CỤ VÀ KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI THỰC TẾ


Dear các bác,

Hôm trước đi offline chia sẻ về phương pháp trả lương 3P chị Ánh Nguyệt tổ chức ở Mộc Xuân Trà, em thấy rất thích những buổi offline của nhà mình như thế này, ngoài những kiến thức được chia sẻ rất bổ ích, mọi người còn có cơ hội giao lưu rất cởi mở với nhau.

Nên là dù mới gia nhập cộng đồng nhân sự không lâu, em cũng xin mạo muội tổ chức một buổi chia sẻ với các bác về Knowledge Management – một công cụ quản trị tri thức mà cty em đã ứng dụng rất hiệu quả trong vài năm nay.

Khái niệm về Quản trị Tri thức (Knowledge Management) cũng đã được giới thiệu trong cộng đồng doanh nghiệp và nhân sự, với nhiều lợi ích mang lại cho cả doanh nghiệp và từng cá nhân trong đó. Từ việc giới thiệu và tìm hiểu về KM cho đến triển khai thực tế và mang lại hiệu quả như mong đợi chắc cũng là một con đường dài cần vượt qua.

Em thì không nghiên cứu tòan diện lý thuyết về KM, nên chắc cũng còn nhiều khiếm khuyết. Những thứ dưới đây chỉ là những lợi ích em nhận thấy từ thực tế triển khai KM ở aroma nhà em:

- Kích thích và quản lý được quá trình tích lũy thông tin, kinh nghiệm, quy trình làm việc của các bộ phận, các mảng công việc trong doanh nghiệp

- Giảm thiểu khó khăn, giúp duy trì công việc chạy ổn định và chuyển giao nhanh chóng khi có nhân sự nghỉ việc

- Quản lý tập trung hệ thống tài liệu một cách bài bản với các tính năng: phân quyền truy cập nhiều mức độ, quản lý tập trung và lưu trữ đầy đủ các version khác nhau

- Hỗ trợ phối hợp làm việc khi đầu việc cần sự phối hợp trao đổi giữa nhiều người, đặc biệt phát huy tác dụng với các việc triển khai trong một thời gian dài, nhiều vấn đề phát sinh cần cập nhật và chia sẻ được tòan bộ quá trình làm việc

- Thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân sự trong công ty, góp phần tạo dựng văn hóa doanh nghiệp

- … và còn nhiều lợi ích nho nhỏ khác nữa…

Từ lý thuyết về KM cho đến triển khai thực tế KM là cả một chặng đường dài. Em sẽ chia sẻ với các bác cách tiếp cận triển khai đơn giản nhất, dựa trên một công cụ về KM, thực ra đó là một hệ thống KM, nhưng khá dễ triển khai. Khi có công cụ cụ thể như vậy, việc triển khai sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Về hệ thống này thì em xin chia sẻ như sau:

- Đây là hệ thống hòan tòan miễn phí, dựa trên phần mềm mã nguồn mở (open source), nên sau chia sẻ, nếu các bác có nhu cầu thì hòan tòan có thể tự triển khai mà…không mất đồng nào luôn

- Đây là một hệ thống được đóng gói hòan chỉnh kiểu Out-of-the-box, có thể cho chạy ngay được. Việc cài đặt cũng khá đơn giản, như cài đặt một phần mềm bình thường. Nhưng nó cũng có các phương án linh hoạt đáp ứng được nhu cầu triển khai đơn giản nhất trên một máy local đặt trong công ty, hoặc lớn hơn là triển khai hẳn trên một server xịn bên ngòai

- Giao diện rất đẹp và thân thiện với người dùng, việc sử dụng cũng rất đơn giản luôn…

Ngòai vấn đề tính năng và kĩ thuật, em cũng sẽ chia sẻ về kinh nghiệm triển khai, từ việc quyết tâm của lãnh đạo ra sao, cho đến việc ốp xuống nhân viên như nào…

Em sẽ úp sớm slide về vấn đề này lên đây để các bác tiện tham khảo.

Với tinh thần share to be shared, nên em mong muốn được chia sẻ một số giá trị hữu ích mà em có cùng mọi người. Bác nào có câu hỏi, trao đổi hoặc chia sẻ thì cứ post luôn lên đây nhá. Trong phạm vi có thể của em, em sẽ chia sẻ.



Dự kiến buổi offline sẽ được tổ chức vào Thứ 4 ngày 27/10/2010 , buổi tối (giờ chính xác xin phép được chốt sau nhé)

Địa điểm: sẽ có 02 phương án tùy thuộc vào số lượng người tham gia. Nếu tầm 25 người, thì sẽ làm ở Mộc Xuân Trà (Thái Hà), còn nếu lượng người cao hơn nhiều, thì sẽ chuẩn bị một phương án dự phòng lớn hơn.

Chi phí dự kiến: share đồ uống, 35k/người

Các anh chị đăng ký tại topic này theo form:
Họ và tên:
Mobile:
Email:
Skype/YM
Nếu có thông tin về công việc, công ty nữa thì càng tốt ah.

Confirm trước 17h ngày thứ Ba ngày 26/10/2010 các bác nhá!

Chi tiết liên hệ Tùng aroma
Email: tung@aroma.vn
Mobile: 09 8888 2995

 

Hix, đúng là thiêng thật, vạn vật hấp dẫn ý chí. Sáng nay, em vừa mới mày mò về khoản này.


:lol: :lol: :lol: :lol:


Được lĩnh giáo các bác thì còn gì bằng.


Cho em xếp cục gạch


Họ và tên: Phùng Đại Lộc


Mobile: 0979 198 333


Email: dailocphung@gmail.com


YM: dailocphung

 

hihi.. cho em đăng kí tham gia với...


Họ tên: Nguyễn Tá Bắc


Mobile: 01639078888 hoặc 0988161087


Email: Bacnt21808@gmail.com - bacnt@navicom.com.vn


Nghề nghiệp: CHUyên viên Nhân sự


CÔng ty Cổ phần Vinavico

 

Vụ này hấp dẫn quá! :lol:


Cảm ơn bác Tùng nhiều nhiều.


Chậc, vấn đề quản lý chất xám vẫn luôn rất "nóng", nhất là với những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong giai đoạn 5 năm đầu đời hoặc với cá nhân như bản thân em cũng đang rất cần nó để quản lý, hệ thống lại dòng kiến thức đang tản mát của mình.


Hôm nay, được tin bác Tùng chia sẻ "quả" hệ thống vừa: Ngon - Bổ - Dễ sử dụng lại MIỄN PHÍ nữa thì còn gì bằng. Thỏa mãn ước ao luôn! Các bác có thấy hấp dẫn không ạ?


Bác Tùng cho em đăng ký 1 chân ạ. Thông tin của em:


1. Lại Văn Thăng


2. 0936699893


3. thanglv1505@gmail.com


Để rộng đường "quay" bác Tùng trong ngày hôm đó, mong bác sớm up tài liệu lên để anh em chuẩn bị trước "củi lửa" ạ.


Bác nào cũng đang triển khai tốt việc quản trị tri thức bằng 1 hệ thống KM nào đó thì cũng đăng ký để chúng ta cùng chia sẻ cho xôm ạ.

 

May quá, giờ ko phải "chiến" một mình trên mặt trận offline cafe rồi


Bác Tùng có tuyển em làm thư ký ko ạ


Em có ý kiến về chương trình của bác nhé:


1. Về thời gian: là ngày chủ nhật, nên số lượng sẽ hạn chế hơn là các buổi tối trong tuần (nhất là tối giữa tuần) - đây là kinh nghiệm tổ chức của em ^^


2. Về địa điểm Trà Hoa ở số 10 NPS kéo dài đã chuyển sang đối diện tòa nhà 3D, CMC, FPT ấy ạ, chỗ đó 6 tầng thì phải, còn địa điểm cũ của Trà Hoa thì là một quán Trà mới


Thông tin chi tiết bác xem link này http://vnthuquan.net/diendan/(S(4v5diy45ho...CookieSupport=1 hoặc http://trahoa.com.vn/Home/


3. Về tiêu đề topic: bác Tùng nên dùng định dạng [Địa điểm - Thời gian] - Nội dung, như vậy dễ theo dõi hơn ạ ^^


4. Nếu vào buổi tối chủ nhật thì có thể em join được


Thông tin của em


Nguyễn Thị Ánh Nguyệt


01658007257


anhnguyet.ql@gmail.com


Thanks bác Tùng - rất thích, rất yêu và rất nhất trí với cái tư tưởng share to be shared của bác ^^

 

Các anh chị đăng ký tại topic này theo form:


Họ và tên: lê đình Tuấn


Mobile:0938281056


Email: congtuan_qhoat029@yahoo.com.vn


Skype/YM

 

Trước hết em xin cảm ơn các bác đã quan tâm và động viên em với món này. Đây là lần đầu tiên em tổ chưc chia sẻ trên hrlink nên còn nhiều chỗ chưa tường, và sự quan tâm đóng góp của các bác có nhiều kinh nghiệm đi trước sẽ giúp em tiết kiệm được thời gian, và nâng cao chất lượng của buổi off.


Xin cảm ơn các bác 1 lần nữa, em sẽ trả lời ý kiến các bác ở post sau nhá. Bây giờ em xin phép được đưa một số thông tin về KM trước, để các bác quan tâm có thể tham khảo, đặng cho buổi chia sẻ của chúng ta được chất lượng hơn.


Hôm sau em sẽ úp luôn slide của buổi này lên cho các bác châm cứu trước.


Cá nhân em thấy KM còn khá mới ở Việt Nam mình, nên em không thấy nhiều tài liệu bằng Tiếng Việt lắm, nên em post tạm ít tài liệu tiếng anh ở đây vậy. Các bác chịu khó tí nhá, chỗ nào chưa rõ có thể trao đổi luôn tại topic này.


----------------


Definition for KM, from Wikipedia --> http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management (các bác có thể vào link để đọc một cách toàn diện hơn)


Knowledge Management (KM) comprises a range of strategies and practices used in an organization to identify, create, represent, distribute, and enable adoption of insights and experiences. Such insights and experiences comprise knowledge, either embodied in individuals or embedded in organizational processes or practice.


An established discipline since 1991 (see Nonaka 1991), KM includes courses taught in the fields of business administration, information systems, management, and library and information sciences (Alavi & Leidner 1999). More recently, other fields have started contributing to KM research; these include information and media, computer science, public health, and public policy.


Many large companies and non-profit organizations have resources dedicated to internal KM efforts, often as a part of their 'business strategy', 'information technology', or 'human resource management' departments (Addicott, McGivern & Ferlie 2006). Several consulting companies also exist that provide strategy and advice regarding KM to these organizations.


Knowledge Management efforts typically focus on organizational objectives such as improved performance, competitive advantage, innovation, the sharing of lessons learned, integration and continuous improvement of the organization. KM efforts overlap with organizational learning, and may be distinguished from that by a greater focus on the management of knowledge as a strategic asset and a focus on encouraging the sharing of knowledge. KM efforts can help individuals and groups to share valuable organizational insights, to reduce redundant work, to avoid reinventing the wheel per se, to reduce training time for new employees, to retain intellectual capital as employees turnover in an organization, and to adapt to changing environments and markets (McAdam & McCreedy 2000) (Thompson & Walsham 2004).


Strategies


Knowledge may be accessed at three stages: before, during, or after KM-related activities. Different organizations have tried various knowledge capture incentives, including making content submission mandatory and incorporating rewards into performance measurement plans. Considerable controversy exists over whether incentives work or not in this field and no consensus has emerged.


One strategy to KM involves actively managing knowledge (push strategy). In such an instance, individuals strive to explicitly encode their knowledge into a shared knowledge repository, such as a database, as well as retrieving knowledge they need that other individuals have provided to the repository.[11] This is also commonly known as the Codification approach to KM.


Another strategy to KM involves individuals making knowledge requests of experts associated with a particular subject on an ad hoc basis (pull strategy). In such an instance, expert individual(s) can provide their insights to the particular person or people needing this (Snowden 2002). This is also commonly known as the Personalization approach to KM.


Other knowledge management strategies and instruments for companies include:


rewards (as a means of motivating for knowledge sharing)


storytelling (as a means of transferring tacit knowledge)


cross-project learning


after action reviews


knowledge mapping (a map of knowledge repositories within a company accessible by all)


communities of practice


expert directories (to enable knowledge seeker to reach to the experts)


best practice transfer


knowledge fairs


competence management (systematic evaluation and planning of competences of individual organization members)


proximity & architecture (the physical situation of employees can be either conducive or obstructive to knowledge sharing)


master-apprentice relationship


collaborative technologies (groupware, etc.)


knowledge repositories (databases, bookmarking engines, etc.)


measuring and reporting intellectual capital (a way of making explicit knowledge for companies)


knowledge brokers (some organizational members take on responsibility for a specific "field" and act as first reference on whom to talk about a specific subject)


social software (wikis, social bookmarking, blogs, etc.)


[edit]


Motivations


A number of claims exist as to the motivations leading organizations to undertake a KM effort.[12] Typical considerations driving a KM effort include:


Making available increased knowledge content in the development and provision of products and services


Achieving shorter new product development cycles


Facilitating and managing innovation and organizational learning


Leveraging the expertise of people across the organization


Increasing network connectivity between internal and external individuals


Managing business environments and allowing employees to obtain relevant insights and ideas appropriate to their work


Solving intractable or wicked problems


Managing intellectual capital and intellectual assets in the workforce (such as the expertise and know-how possessed by key individuals)


Debate exists whether KM is more than a passing fad, though increasing amount of research in this field may hopefully help to answer this question, as well as create consensus on what elements of KM help determine the success or failure of such efforts (Wilson 2002).[13]

 

Về tính năng của KM, thì có 02 góc độ để nhìn vào:


- 1 là tính năng về ứng dụng: nghĩa là mình sử dụng nó như nào vào công vịêc cụ thể của mình, thì đã có sơ lược ở post trên rồi.


- 2 là tính năng kĩ thuật: là các chức năng về mặt kĩ thuật mà hệ thống cung cấp. Các tính năng ứng dụng (quy trình sử dụng) của KM sẽ dựa trên các tính năng kĩ thuật này.


Với một vấn đề mới và mang nhiều tính định tính như KM, thì việc có một công cụ, một hệ thống CỤ THỂ hỗ trợ thì sẽ giúp thúc đẩy nhanh hơn quá trình ứng dụng KM vào doanh nghiệp. Hiện nay có khá nhiều hệ thống KM, có cả miễn phí (open source) và trả phí. Sau quá trình 6 tháng mày mò thử nghiệm khoảng 15 hệ thống, em đã chốt sử dụng hệ thống Cyn.in Knowledge Management cho AROMA, với một số đặc điểm:


- Đây là hệ thống open source nên tất nhiên là miễn phí


- Nhiều tính năng rất thiết thực


- Hệ thống được đóng gói tiện dụng, dễ triển khai, việc cài đặt và vận hành cũng khá đơn giản.


- Thiết kế rất đẹp, theo phong cách hiện đại (phần lớn các hệ thống open source đều không có được thiết kế trau chuốt như cynin)


- Bản nâng cấp được đưa ra định kì, và dễ dàng nâng cấp lên phiên bản mới.


Trang web của nó là http://www.cynapse.com , các bác có thể vào đó thỏai mái:


- Tìm hiểu tính năng của hệ thống, nó giới thiệu rất kĩ và chi tiết (= tiếng tây <_< )


- Download phần mềm của nó về cài đặt thử nghiệm luôn (nếu bác nào biết tí kĩ thuật)


Dưới đây là ảnh mình họa các tính năng kĩ thuật của em nó:

 

Các bác có thể ngâm cứu Best Practice của nó, đưa ra thông tin thực tiễn kinh nghiệm triển khai Cynin Knowledge Management sao cho hiệu quả nhất. --> http://www.cynapse.com/resources/cynin-bes...s-collaboration


How Cyn.in enables collaboration:


- Spaces in Cyn.in


- Harness collective knowledge using Wikis


- Enhance internal communications and discussions with Blogs


- Collaboration using File Sharing


- Increase participation at Events using Calendars


- Ambient awareness with Status logs


- Share weblinks using Bookmarks


- Discussions


- Image Galleries


- Audio Video


- Contextual Discussions


- Metadata in Cyn.in


- User Profiles

 

KM sẽ có tác động rất lớn đến quy trình và thói quen làm việc, chia sẻ của toàn công ty, tất nhiên là theo chiều hướng tốt lên.


Tuy nhiên, khi triển khai sẽ có thể gặp phải "tâm lí kháng cự", nói chung đây là phản ứng rất "người" thôi, khi phản ứng lại cái mới.


Cynin còn đưa ra các tư vấn để làm sao thúc đẩy được việc dung nạp và ứng dụng cynin, đẩy nhanh quá trình ứng dụng KM vào môi trường doanh nghiệp:


DRIVING ADOPTION


http://www.cynapse.com/resources/cynin-bes...riving-adoption


Creating a collaboration infrastructure is a challenge for most companies, with cultural and political issues to be addressed before any of these benefits can be realized. Some organizations simply won't gain from introducing such tools, others will need to resist the urge to deploy them in the same top-down way they know so well. Social software is also disruptive - it changes the role of knowledge management from command and control to facilitate and aggregate. This requires a little different way of thinking and possible different internal team structures.


Give it a name


To start with, instead of using the term cyn.in or collaboration system, best practice recommendations are to give it a non-intimidating, friendly Name. It is a nice way to focus on what your real goals are with introducing cyn.in into your work life instead of the specific technology solution. The small effort on branding the site works as a viral term for introducing cyn.in to new users and use it in their daily work.


Don't Rush it - Move Swiftly and with Purpose


One of the biggest mistakes an organization can make is to ignore the new generation of collaboration and its value, but an equally dangerous mistake is to rush into things and forget to give people time to adjust to the new ways of working with these tools. It takes time to gather content that's spread around in disparate places and gradually move it to a collaboration suite and simultaneously shift existing practices like collaboration over email to cyn.in-based collaboration.


Be patient when you introduce cyn.in to your organization. Some of the payoff won't be immediately apparent because it takes time for people to change the way they work, so it's more important at the beginning to focus on getting broad support and organic growth from all across the organization. Once people see that cyn.in collaboration actually replaces less effective uses of other forms of communication, such as trying to collaboratively edit a document via email, and gets things done faster, growth will follow.


Using cyn.in doesn't mean you have to abandon the tools you're using already. Trying to replace everything too quickly with cyn.in might lead to its downfall. It takes time for people to finds the best uses for cyn.in. Find ways to blend it with what you currently do.


Be Open Minded


Most often the tools that organizations select can spur or damper thinking. cyn.in allows for informal, unstructured collaboration where innovation thrives. It does away with the rigid structure in a lot of other collaboration and knowledge management tools and lets people use it as they see fit. There's room for greater innovation and its very likely that its success will have much to with the people's enthusiasm for it. Create an atmosphere where they are comfortable asserting their opinions and concerns. You’ll be surprised how the quietest employees will speak up when given such an opportunity.


Listen


cyn.in has a free-form structure - so it can be used for projects, meetings, documentation, events along with personal profiles. These pages are a gold mine for people's ideas, opinions and progress on their work. You can be better informed about your people and projects than ever before and you can offer feedback which shows you are listening and taking them seriously. Profile pages can be useful as a standard place to find contact information, people's biographies and can be a great place to know what they are working on.


Unleash the Early Adopters


Add cyn.in into your environment and you'll probably only have to ask others to use it once (maybe twice). After getting the hang of it and finding that it becomes essential to their work, users become the new coordinators themselves. Often they'll do your asking for you by asking their peers to participate too!


Volunteers are your champions, you just need to give them a nudge!


cyn.in has the best probability of success when it gains grassroots support, and people respond well when they see peers actively using and evangelizing it. If users find a new way of doing something, embrace it with an open mind. It may just be an incredibly valuable improvement. By letting people lead the growth and feel a genuine sense of ownership over their work, you lay the foundation for cyn.in to become a successful collaboration tool.


Encourage Sharing


One of the notions that comes up in organizations is that some of the people are afraid to share their knowledge in a collaboration system. And they are afraid because they think that if they share what they know, they will be no longer valuable to the organization and will just be an expendable resource. On the contrary, the more a person shares, the more valuable they become to their organization. Why? Because their value to the others in organization is now better known. A person can be an expert in the organization and they might know they are an expert. But if others don't know they are an expert, they are more vulnerable in the end. But if they share information, others are going aware of their expertise and more likely to come to them for more information and tell other colleagues that this person is an expert. That spreads knowledge of the value all across the organization.


So, if somebody is afraid of sharing, its natural. Suggest them to take a little bit of their knowledge say 5% or a few pages. Put that up on cyn.in and see what happens.


Inevitably, as they start to contribute that knowledge, more and more people will go to cyn.in to get access to that knowledge. As a result, more people will start contacting them to contribute and work with them on their projects. As the volume of the interaction goes up, they will switch from disliking and fearing cyn.in to acutally needing it. Why? Because they will need to add their basic knowledge on cyn.in to lower the volume of email for suggestions and that will free up their time to wok on deeper and more involved projects. Eventually, they will have most of their knowledge on the wiki and people will be able to get access to that knowledge without having to go to that person. This way they solidfy their vaule to their organization.

 

tạm thời như vậy để các bác ngó qua trước nhá.


Sau đó em sẽ đóng gói tài liệu cẩn thận gửi các bác tiện xem xét.

 

Đống tài liệu anh Tùng up lên khiến người ta không thể không reply. Thanks anh đã chia sẻ. Xin phép được dịch nó và đưa lên blog của mình.


Kc có câu hỏi:


1. Anh đã thử nghiệm khoảng 15 hệ thống vậy nó là hệ thống nào ?


2. Hệ thống anh ứng dụng liệu có ứng dụng cho công ty khoảng 200++ thành viên?


3. Nó có thể úng dụng liên vùng ( online thông qua internet )l không ?


4. Tính bảo mật của nó ?


5. Mức độ đầu tư?


...


Em sẽ đưa nó lên làm thông báo và hỗ trợ truyền thông vì vậy anh có thể thay đổi địa điểm offline đươc không ( sẽ khá đông )? Một nơi nào chính thống hơn như 1 phòng học chả hạn?


Thanks

 

Một cây làm chẳng nên non, đặc biệt là với các buổi offline mang tính chia sẻ như này thì càng cần mọi người cùng sẻ chia.


Bác cũng đang ngâm cứu về cái này, thì cùng trao đổi và chia sẻ trên topic này với mọi người luôn nhá. Hoặc hơn nữa thì em với bác có thể phối kết hợp với nhau chuẩn bị nội dung cho buổi off tới. 

 

Em đã úp một phần tài liệu giới thiệu chung về KM để các bác tiện châm cứu rồi nhá. Em sẽ úp slide chi tiết sau.


Về phần em, em cũng ko dám nhận là người nghiên cứu tòan diện về KM, mà chỉ là chia sẻ một số góc cạnh trong quá trình thực tế em triển khai ứng dụng. Để kiến thức được đầy đủ hơn, thì sẽ cần nhiều nhiều các chia sẻ và góc nhìn từ các bác nữa...

 

Cảm ơn ý kiến đóng góp rất sát thực của bác Nguyệt nhé. Đúng là người đi trước, chỉ đâu đúng đó. Như có trao đổi với bác, em sẽ điều chỉnh một số vấn đề để buổi off được tốt nhất:


- Về thời gian: chốt là thứ 4, ngày 27.12, vào buổi tối


- Về địa điểm: sẽ có 02 phương án. Nếu tầm 25 trở xuống thì sẽ làm ở Mộc Xuân Trà (Thái Hà). Nếu các bác mà quan tâm nhiều đông quá, em sẽ chuẩn bị một phương án dự phòng to hơn...


- Về tiêu đề: đã được admin kinhcan sửa cho đúng form


Một lần nữa cảm ơn bác, và mong bác tiếp tục cố vấn cho em chỗ nào bác thấy...ngứa mắt nhé. Em buổi đầu chập chững chưa quen thủy thổ mà.

 

Cảm ơn Kinhcan nhiều. Khi đã muốn chia sẻ, nghĩa là muốn thông tin chia sẻ đến được với nhiều người. Cảm ơn Kinhcan về khoản truyền thông nhá. Hy vọng sẽ có nhiều ý kiến cùng trao đổi để ra được nhiều vấn đề hữu ích hơn cho mọi người.


Về thời gian, mình đã chuyển vào giữa tuần để mọi người có thể tham dự tốt hơn, cụ thể là vào tối thứ 4 ngày 27.10 rồi nhá.


Về địa điểm, nếu tầm 25 người mình sẽ tổ chức ở Mộc Xuân Trà ở Thái hà. Mình cũng chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho số lượng người lớn hơn. Cái này phải tùy tình hình xem mức độ mọi người quan tâm + đăng kí như nào.


Về các câu hỏi của Kinhcan thì mình chia sẻ như sau:


1. Anh đã thử nghiệm khoảng 15 hệ thống vậy nó là hệ thống nào ?


Đây là một quá trình khá dài, khoảng nửa năm mình đi tìm kiếm một hệ thống IT để sử dụng cho công tác quản lý của mình, cũng như ứng dụng vào tòan bộ công ty nói chung. Do đó mình mày mò khá nhiều hệ thống thuộc khá nhiều thể loại, từ knowledge managemnt, project management cho đến business intelligence, group office groupware, coordination sofware... Trong đó có cái chuyên sâu về KM, có cái thì KM là một tính năng trong đó. Các phần mềm lớn nhỏ đã cài đặt và thử nghiệm thì nhiều lắm, từ Group-Office groupware, TWiki Collaboration Platform, Openbravo ERP,Collabtive cho đến  EGroupware Enterprise Collaboration, Projectivity, OpenGroupware, Remus Information Management, KMKey, moregroupware...


Sau mệt nhoài thử nghiệm thì hiện tại ở aroma đang sử dụng các hệ thống sau:


- Cynin cho Knowledge management


- Project.net cho Project Management


- Google Apps cho Email & Coordination


- SugarCRM cho Customer Relationship Management.


Project.net cho Project Management cũng là một hệ thống khá hay, là một sự bổ sung rất tốt cho KM khi ứng dụng ở quy mô lớn. Cái này nếu có điều kiện mình sẽ chia sẻ ở một buổi khác.


2. Hệ thống anh ứng dụng liệu có ứng dụng cho công ty khoảng 200++ thành viên?


Về hệ thống kĩ thuật, nó là hệ thống lớn, thường được cài đặt trên nguyên 1 con server, nên đủ sức cho lượng thành viên tầm 1000++


Còn về khả năng ứng dụng, thì cái này không còn nằm ở khâu kĩ thuật nữa, mà nằm ở khâu triển khai và xây dựng quy trình. Cái này phụ thuộc vào người quản lý và triển khai làm sao để quy trình ứng dụng tốt nhất, phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động, quản lý của mỗi doanh nghiệp.


Mình đang triển khai ở quy mô nhỏ, và nếu chuyển lên quy mô lớn trong đầu mình cũng đã hình dung được mô hình quản lý và triển khai. Như mình nói, vấn này phụ thuộc hòan tòan vào khả năng của người triển khai.


3. Nó có thể úng dụng liên vùng ( online thông qua internet )l không ?


Bản chất của cái này dựa trên nền web-based với back-end là một server được cài đặt sẵn, còn front-end cho người dùng sẽ tương tác qua web-based (sử dụng các trình duyệt web như IE, Opera, Firefox) và thêm một Desktop Client nữa (cái này rất tuyệt, rất thuận tiện, mình chưa thấy hệ thống KM nào có Desktop client nào đi kèm cả, nhưng Cynin thì có).


Vì nó là web base nên về khả năng của nó hoàn tòan có thể liên vùng, truy cập từ xa qua internet ở bất kì nơi đâu. Về cụ thể hình thức triển khai có mấy dạng như sau:


- Mua dịch vụ dạng SaaS của Cynapse, thì tòan bộ hệ thống được tự động cài đặt và host trên server của Cynapse luôn. Mình chỉ việc dùng, chả phải lo nghĩ gì nữa. Nhưng thế này thì tất nhiên là mất tiền, và đôi khi là không yên tâm vì mình ko kiểm soát được dữ liệu


Còn lại là dùng Open source dạng Virtual ware appliance, thì tự do down về và cài đặt:


- Hoặc là cài trên một con server ở một datacenter nào đó, thì thỏai mái truy cập ở bất kì đâu


- Hoặc cài trên local ở trong công ty, và làm thêm động tác dynamic dns nữa thì vẫn truy cập được từ mọi lúc mọi nơi như thường


- Hoặc cài trên local mà không kết nối ra ngòai, thì chỉ trong nội bộ công ty truy cập được


Các phương án trên được xếp từ trên xuống theo chiều giảm dần về độ phức tạp khi cài đặt/thuận tiện khi sử dụng


4. Tính bảo mật của nó ?


Về hệ thống IT, nếu nói là bảo mật tuyệt đối thì không một hệ thống nào dám tuyên bố bảo mật tuyệt đối, kể cả hệ thống của NASA, hay các hệ thống dựa trên Oracle.


Tuy nhiên, xét về mặt tương đối thì Cynin được xếp vào hàng bảo mật rất cao, vì nó dựa trên nền  Plone, Zope & Python. Đây là nền tảng được đánh giá vào hàng cao nhất về tính bảo mật trong các hệ thống quản lý thông tin hiện tại, và được sử dụng trong nhiều cơ quan chính phủ trên thế giới.


Đấy là về mặt kĩ thuật, được bảo mật cao. Còn trên thực tế, thì nó sẽ phụ thuộc khá nhiều vào yếu tố con người, ví dụ như bảo mật nhưng để lộ mật khẩu ra ngòai một cách dễ dàng thì hệ thống kĩ thuật cũng chịu...


5. Mức độ đầu tư?


Mức độ đầu tư thì từ rất thấp cho đến...không mất phí. Bản chất hệ thống là open source nên việc mình down cái đó về là miễn phí. Chi phí còn lại chỉ là máy móc của mình. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất sử dụng mà có thể như sau:


- Nếu ứng dụng vào doanh nghiệp kha khá trở lên, thì nên thuê nguyên 1 con server hoặc 1 con VPS. Chi phí cho 1 con VPS HDD: 30GB, RAM: 768 MB, Datatransfer: 300GB giờ tầm 400k/tháng 


- Nếu sử dụng cho doanh nghiêp quy mô kha khá trở xuống, thì chỉ cần một cài trên một con desktop cấu hình mạnh, để ở nội bộ trong công ty là ok. Tầm 7 triệu là có một con máy chạy ngon được.


- Cá nhân, nhóm muốn sử dụng thì có thể cài luôn trên máy desktop/laptop mình đang dùng, không mất thêm gì luôn


Đấy là một số chia sẻ của mình. Thực sự những sự quan tâm và những câu hỏi đặt ra như của Kinhcan là điều rất cần thiết để có thể chia sẻ được nhiều hơn, tạo ra sức sống cho topic cũng như buồi off.


Mọi người cùng chia sẻ nhé.?

 

Không biết các bác thấy thế nào, còn cá nhân em thì thấy nên để hiện topic dạng linear đơn giản, dễ nhìn và dễ theo dõi tòan bộ các post của topic hơn là việc xếp lại thành các link trả lời bên dưới, muốn xem post thì lại phải click vào từng post một.

 

E hiểu điều anh đang muốn nói. Chắc do quá trình đăng ký nick có gì đó trục trặc chứ bình thường các topic để chế độ dạng chuẩn. Bài post trước hiện trước bài post sau hiện sau. Đôi khi trục trặc sẽ hiện ra dạng bài cuối và 1 loạt link các bài sau. Anh click vào tùy chọn góc bên phải trên cùng topic rồi đổi sang chế độ chuẩn là được.
Kc

 

Tiếp thu ý kiến hợp lí của các bác, em thay đổi chút thông tin về ngày giờ và địa điểm buổi off nhe:


Dự kiến buổi offline sẽ được tổ chức vào Thứ 4 ngày 27/10/2010 , buổi tối (giờ chính xác xin phép được chốt sau nhé)


Địa điểm: sẽ có 02 phương án tùy thuộc vào số lượng người tham gia. Nếu tầm 25 người, thì sẽ làm ở Mộc Xuân Trà (Thái Hà), còn nếu lượng người cao hơn nhiều, thì sẽ chuẩn bị một phương án dự phòng lớn hơn.


Chi phí dự kiến: share đồ uống, 35k/người

 

Hiểu biết về KM của em đang là zero thôi bác ah, cái chính là đến để tu luyện thôi.


Bác Tùng mới join vào HRPlus ah ? Em cũng là hót - rác - ơ đây.