Làm thế nào để điều hành cuộc họp trong doanh nghiệp cách hiệu quả?

Khái niệm cuộc họp


Họp là một sự tập hợp mang khuynh hướng chuyên môn và hướng đến các mục tiêu kinh doanh doanh bao gồm từ hai người trở lên. Có hai loại cuộc họp: họp chính thức và không chính thức.





Mục đích họp


Xử lý và trao đổi thông tin: chia sẻ thông tin; “giải mã” thông tin đầy đủ và chính xác; phá vỡ hàng rào ngăn cách về thông tin và giảm thiểu những quyết định sai lầm.


Xác định & giải quyết vấn đề: các vấn đề trong tác nghiê; hoạch định chiến lược; định hướng cho các suy nghĩ và quan điểm của nhân viên dưới quyền; hoạch định kế hoạch tháng, quý hay năm hay nhiều năm; chia sẻ công việc và trách nhiệm.


Đánh giá hoạt động kinh doanh: nhận định tình hình sản xuất- kinh doanh;các bài học kinh nghiệm trong quá khứ từ đó rút ra điểm mạnh & điểm yếu, các cơ hội & đe dọa; có cái nhìn tổng thể về những gì được và chưa được.





Các loại công việc chính cho một buổi họp


* Trao đổi thông tin.


* Sáng tạo và phát triển các ý tưởng.


* Quyết định, giải quyết vấn đề.


* Uỷ thác công việc.


* Chia sẻ công việc trách nhiệm.


* Thuyết phục, thu hút người khác.


* Gây cảm tình.


* Thiết lập duy trì mối quan hệ trong phòng ban, doanh nghiệp


* Tham vấn bàn bạc.


Tầm quan trọng của cuộc họp


* Tiết kiệm được thời gian tiền bạc


* Phân tích và dự đoán được những cơ hội cũng như rủi ro


* Phát triển được “khối óc của nhóm”


* Là một cuộc phỏng vấn việc làm tương lai và đánh giá việc làm hiện tại


* Một cái nhìn chiến lược.


Một cuộc họp thành công khi thỏa mãn được các yếu tố sau:


* Bắt đầu và kết thúc đúng giờ


* Định rõ thời gian từng vấn đề trong cuộc họp


* Đầy đủ thành viên tham dự và tham gia cuộc họp


* Giải quyết được các vấn đề đặt ra


* Không là “sân khấu” cho một hoặc vài cá nhân


* Kết quả được triển khai thành kế hoạch hành động và có sự giám sát


Nguyên tắc cơ bản của cuộc họp


* Hình dung


* Giới hạn thành viên


* Xác định vai trò và mối quan hệ


* Giới hạn vấn đề


* Chương trình nghị sự


* Đến sớm


* Hòa mình với nhóm họp


* Bắt đầu đúng giờ


* Cách mà bạn khai mạc cuộc họp


* Không loan báo thông tin không liên quan đến cuộc họp.


* Trình bày mục tiêu và ước lượng thời gian họp.


* Không lưu ý đến người đến trễ


* Nên thường nhắc lại mục đích cuộc họp


* Luôn giữ thái độ công bằng.


* Theo dõi từng bước diễn tiến cuộc họp.


* Chú ý đến việc lập mối quan hệ mật thiết.


* Tìm hiểu sự phát biểu, đóng góp ý kiến.


* Làm cho mọi người cảm thấy mình quan trọng.


* Làm sáng tỏ vấn đề


* Hướng dẫn cuộc họp theo từng bước.


* Bảo vệ kẻ yếu


* Phân chia vấn đề ra thảo luận


* Giữ cho cuộc họp tiến triển liên tục


* Bế mạc với tổng kết những gì đã qua


Các kỹ năng cần có trong các giai đoạn của cuộc họp:


Trước cuộc họp


* Cuộc họp này nhằm mục đích gì?


* Không ôm đồm quá nhiều mục tiêu trong một buổi họp;


* Thành viên tham dự phải thật sự cần thiết có mặt


* Mục tiêu phải được thông báo trước đến các thành viên.


* Chương trình, ví dụ:


Xem xét kết quả thực hiện doanh số tháng 9:00 - 9:15


Phân tích dữ liệu (Theo brand, pack, area, channel, outlets numbers …) 9:15-10:15


Rút ra các cơ hội và thách thức 10:15-10:30


Thảo luận tìm giải pháp cho các thách thức 10:30-11:30


Xây dựng doanh số cho từng khu vực 11:30-11:45


Tóm tắt kết quả và nhấn mạnh những điểm cần chú ý 11:45-12:00


* Cụ thể hóa những mục tiêu đã định


* Sắp xếp theo trình tự nhất định


* Trình bày bằng ngôn ngữ chung của mọi người


* Sắp đặt thời gian cho từng phần theo mức độ quan trọng


* Bảo đảm thực hiện đúng lịch trình và thời gian họp


Hiểu tâm lý cuộc họp


* Cần tác động gì trước khi họp?


* Câu hỏi? Vấn đề đặt ra? Giải quyết?


Thiết lập môi trường & công cụ


* Phòng họp: Thoáng mát, riêng biệt và vừa đủ cho mọi người


* Thiết bị: Flipchart, viết, máy đèn chiếu


* Tùy theo mục đích mà bố trí phòng họp thích hợp


* Chuẩn bị kỹ những công cụ để sử dụng khi cần: các báo cáo, các biểu đồ phân tích kinh doanh, các quy định …





Trong cuộc họp


Bắt đầu với thái độ tích cực


* Y phục gọn gàng


* Sáng tạo và một ít hài hước khi giới thiệu các thành viên.


* Phản ánh và duy trì sự mong đợi với các thành viên.


* Làm cho nhóm tin tưởng rằng cuộc họp đáng để tham dự và mỗi thành viên sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả.


* Đừng đòi hỏi quá ít ở người khác.


* Hãy dùng từ “ Chúng ta” thay cho “Tôi”


* Nhận xét tích cực trước khi phê bình một ý kiến hay kế hoạch


Dự đoán các yếu tố tâm lý trong cuộc họp


* Năng lực, tình cảm, tham vọng & áp lực bên ngoài của từng cá nhân


* Sự xao lãng: đi trễ, về sớm, môi trường không thoải mái, nghe điện thoại trong lúc họp, phương tiện thiết bị không đạt yêu cầu


* Thay đổi hướng nghĩ gây xao lãng


* Quy luật, tính chất không quan trọng và sự lãng tránh


* Những thành viên kém cỏi và tiêu cực


Sau cuộc họp


Đánh giá cuộc họp: Tùy theo mục đích cuộc họp mà người ta xây dựng bảng đánh giá cuộc họp. Dước đây là một mẫu đánh giá buổi họp:


1/ Bạn đã chuẩn bị như thế nào cho cuộc họp này?


1 2 3 4 5


2/ Những thành viên có chuẩn bị kỹ cho cuộc họp này không?


1 2 3 4 5


3/ Cuộc họp đã diễn ra theo chương trình nghị sự không?


1 2 3 4 5


4/ Mọi người có tham gia vào cuộc họp không?


1 2 3 4 5


5/ Các cá nhân có chi phối cuộc họp không?


1 2 3 4 5


6/ Cuộc họp có hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra không?


1 2 3 4 5


7/ Bạn có hài lòng với kết quả cuộc họp không?


1 2 3 4 5


8/ Bạn có rút ra được những gì cho các cuộc họp trong tương lai không?


1 2 3 4 5


Gửi biên bản họp


* Biên bản họp phải được ghi chép đầy đủ, rõ ràng tất cả các ý kiến đã được đồng ý và không đồng ý trong cuộc họp.


* Biên bản họp phải kèm theo thời hạn để giải quyết các vấn đề (deadline)


* Biên bản họp phải được gởi đến cho các thành viên trong khoảng thời gian sớm nhất.


Phát triển kế hoạch & theo dõi hành động


* Các mục tiêu đạt được trong cuộc họp phải được phát triển thành kế hoạch hành động cụ thể.


* Các kế hoạch hành động này phải được theo dõi và thúc đẩy, bảo đảm tiến độ hoàn thành.


* Kết quả thực hiện sẽ là một phần trong cuộc họp sắp tới.


Kỹ năng cần thiết cho một cuộc họp thành công


1. Các kỹ năng khi trình bày bằng Powerpoint:


Cấu trúc


* Ý tưởng sáng tạo


* Dễ đọc


* Dễ nhớ


* Theo 1 cấu trúc logic


* Dễ theo dõi


* Trình bày theo từng phần rõ ràng


* Vấn đề quan trọng nhất sẽ được đề cập đầu tiên


Hình ảnh minh họa


* Hình ảnh hấp dẫn gần gũi


* Diễn giải thêm bên ngoài bài viết


* Hình ảnh không chiếm hết bài nói


* Hình ảnh thể hiện đúng điều cần nói


* Có thể sử dụng clip art, hình chụp, Video...


Lưu ý khi tạo một trang Powerpoint


* Các yếu tố chính: Tựa đề, màu sắc, và cỡ chữ


* Một trang chỉ trình bày một ý tưởng


* Tối đa 6 dòng một trang


* 6 chữ một dòng


* Chỉ sử dụng các từ chính yếu


* Không sử dụng các từ thái quá.


2. Ở cương vị người dẫn dắt, bạn cần các kỹ năng:


Chuẩn bị và trình bày Presentation


* Người nói:


* Giọng nói


* Tiếp xúc bằng mắt (Eye contact)


* Giao lưu (Interactivity)


* Năng động, nhiệt tình


* Ngôn ngữ cơ thể (Body language)


* Kỹ năng trình bày:


* Sử dụng ngôn ngữ đơn giản khi nói


* Sử dụng hình ảnh âm thanh hỗ trợ phần nói chuyện


* Đưa thêm dẫn chứng cụ thể vào bài nói


* Không chỉ nhìn màn hình, đi lòng vòng, xoay đèn vòng vòng


* Không chỉ nhìn vào 1 điểm trên màn hình/ một người bạn thích


* Xây dựng mối liên hệ với người nghe:


o Chân thành


o Hãy là bạn


o “Chúng ta” không “bạn/ tôi”


o Trình bày vấn đề thật thú vị


o Cho người nghe cùng tham dự


* Trước khi trình bày:


* Đến sớm


* Kiểm tra thiết bị


* Kiểm tra âm thanh ánh sáng


* Kiểm tra các biểu đồ, các số liệu minh họa...


* Thu hút sự tập trung trước khi bắt đầu bài nói:


o Đặt câu hỏi liên quan đến nhu cầu người nghe.


o Đưa ra một giải pháp đáng tin cậy


o Liệt kê những vấn đề liên quan


o Chuẩn bị tinh thần trước mỗi bài nói:


o Tin vào giá trị bài nói


o Hình dung về sự thành công của mình


o Hình dung về những phản ứng của người nghe


o Nói dõng dạc


* Xác định mục tiêu bài nói của bạn:


o Thông tin


o Thuyết phục


o Hành động sau bài nói


o Giáo dục


o Huấn luyện


* Tự tin bằng cách trả lời các câu hỏi:


o Tại sao bạn được chọn để thực hiện bài nói này?


o Tại sao bạn quan tâm đến chủ đề này


o Tại sao bạn muốn chia sẻ với người nghe


* Trong khi trình bày:


* Minh họa & hỗ trợ các điểm chính bằng dẫn chứng & hình ảnh


o Thống kê


o Loại suy


o Chứng minh


o Liên đới


* Kết luận là việc cần thiết:


* Chuẩn bị một kết luận đáng nhớ.


o Lên kịch bản ý tưởng


o Nêu ra những thử thách


o Đưa ra một kết luận thuyết phục


o Tổng kết các điểm chính


o Kết luận, những kết luận liên quan đến người nghe


* Sau khi trình bày:


* Kiểm tra các vấn đề:


o Đã rõ ràng chưa?


o Có sự thống nhất hay bất mãn nào không?


o Các vấn đề phát sinh khi bạn đang trình bày


Kỹ năng truyền đạt:


* Thiết lập và duy trì liên lạc bằng ánh mắt (Eye contact)


o Nhìn tổng quát


o Nhìn vào người hỏi nếu câu hỏi chi tiết; Nhìn quanh phòng nếu câu hỏi về vấn đề chung.


o Chỉ nhìn vào ghi chú, các biểu mẫu hay chương trình khi thật sự cần thiết.


o Khi phát biểu quan sát các cử tọa để ghi nhận phản ứng


* Trình bày:


o Rõ ràng để tất cả mọi thành viên có thể nghe thấy.


o Sử dụng chất giọng bình thường của bạn


o Không nói nhanh, nói lắp & sử dụng ngôn ngữ địa phương.


o Sử dụng từ chính xác (đơn nghĩa)


* Sử dụng ngôn ngữ cơ thể (Body language)


o Dáng điệu chừng mực dù lúc đứng hay ngồi


o Sử dụng các động tác đúng lúc (đúng vấn đề) tránh làm xao lãng người nghe.


o Không di chuyển lộp cộp hay lẹt xẹt trên sàn


o Không tỏ ra quá vồn vã hay chú ý cá nhân


* Tóm tắt vấn đề:


o Nhận thức được vấn đề đã & chứ giải quyết


o Thông tin cho các thành viên khi hoàn thành 1 vấn đề và chuyển sang vấn đề khác.


o Kết thúc buổi họp với danh sách những vấn đề cần xử lý và các hành động cần thiết


o Bạn - người chủ tọa - không chỉ lưu ý đến cách truyền đạt của mình mà còn của những thành viên khác:


+ Thành viên thường thích dùng từ riêng với nghĩa riêng của mình.


+ Khuynh hướng tưởng rằng người khác cũng đang cùng suy nghĩ với mình.


+ Phát biểu, truyền đạt thông tin không rõ ràng.


+ Khi mệt mỏi nhóm họp thường suy nghĩ lung tung, lo ra và chụp lấy câu nói cuối cùng (bất kể đúng sai) làm phán quyết cuối cùng cho vấn đề đang thảo luận


Kỹ năng xử lý sự cố:


* Những câu hỏi không thân thiện:


o Lập lại câu hỏi để hiểu đúng.


o Trả lời ngay nếu bạn có thể.


o Làm lệch hướng sự tấn công mang tính chất cá nhân bằng cách trả lời “ Vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến bạn, đến tôi mà đến tất cả chúng ta ở đây. Do đó hãy để cả nhóm cùng giải quyết vấn đề này”.


o Hẹn lại dịp khác


o Dùng khắc tinh


* Tránh sự nổi bật cá nhân:


o Khuyến khích tất cả tham gia thảo luận.


o Nhắc nhở về những giới hạn trước khi thảo luận.


o Nếu người nói lạc đề, lặp lại hay nói dông dài không đi thẳng vào vấn đề bạn có thể ngắt bằng cách nói “ Tôi hiểu là anh chị cũng đồng ý với Nam, nhưng có thể những thành viên còn lại còn có cách nhìn khác”


Nghệ thuật lắng nghe:


* Trong cuộc họp, rất ít người có thể nói được hết ý của họ, lúc đó suy nghĩ của họ cứ kết dính lại và từ ngữ cứ “trốn” đi đâu mất. Nghệ thuật lắng nghe là một điều kiện cần thiết:


* Không ngắt lời trước khi người khác phát biểu xong.


* Đừng sa lầy vào việc phê bình, nghe điện thoại hay nhìn người qua lại, nghĩ vẩn vơ.


* Cẩn thận với khuynh hướng nghe những gì hợp ý mình và bỏ những gì ngược với mình mong muốn.


Tổng hợp


[SIZE=14pt][/SIZE]


Pour moi, je n'ai qu'un besoin, celui de réussir.

 

Thanks for all!