Một buổi đi phỏng vấn.

[SIZE=14pt]Chào các anh chị trong diễn đàn HR![/SIZE]


Hôm trước em đi phỏng vấn cho vị trí: TP.Nhân sự của 1 Tập đoàn. Cách phỏng vấn của họ là phỏng vấn tập thể. Người phỏng vấn là Giám đốc Nội chính (E thấy giới thiệu như vậy) và em được hỏi về cơ cấu tổ chức: E chỉ được biết có 2 loại là tổ chức theo bộ phận và tổ chức theo chức năng. Nhưng anh Giám đốc Nội chính đó nói là: Phương pháp bảng điểm cân bằng (BSC) là mô hình cơ cấu tổ chức được áp dụng phổ biến hiện nay. E thì thấy đó là mô hình quản lý chứ khôngphải mô hình cơ cấu tổ chức... Nhưng vì đang phỏng vấn nên không dám nói gì ... và kết quả cuộc phỏng vấn đó e trượt.


Điều e thắc mắc là:


1. Cách hiểu và cái em được học về cơ cấu tổ chức đó có còn đúng không????


2. Phương pháp BSC đó có đúng là mô hình cơ cấu tổ chức không???


Mong các anh chị có kinh nghiệm và hiểu về vấn đề này chỉ bảo. Thanks!!!

 

Em đang thắc mắc quá mà không thấy bác nào tư vấn hộ em cái vụ này ... hu hu hu...

 

Dear Bạn,


Cơ cấu tổ chức công ty


Cập nhật lúc 09:42 - Thứ hai, 06/02/2006


Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào những vai trò, những công việc cụ thể. Nói cách khác, tổ chức là tổng thể những trách nhiệm hay vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung.


1. Các cấp độ của cơ cấu tổ chức công ty


Cơ cấu tổ chức công ty phải gồm có 3 cấp độ như sau:


Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty.


Cấp độ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ.


Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và hệ thống quản lý hoạt động công ty.


Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu này không được thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạt động của công ty. Ngoài ra, khi đánh giá hoạt động của một công ty hoặc khi thành lập một công ty mới ta cũng cần phải xem xét 3 cấp độ cơ cấu này.


2. Các hình thức cơ cấu tổ chức công ty


a. Cơ cấu tổ chức chức năng


Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bộ phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing... sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc- người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty.


Dạng biến thể của cơ cấu chức năng là cơ cấu tiền chức năng thường được thấy trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chưa phân định thành nhiều chức năng riêng rẽ. Trong cơ cấu tiền chức năng, một người có thể đảm nhiều chức năng khác nhau.


Lợi ích của cơ cấu chức năng:


Có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn.


Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng.


Nhược điểm:


Không có hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn. Khi hoạt động của công ty tăng về qui mô, số lượng sản phẩm tăng thì sự tập trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn của anh ta sẽ bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm mối quan tâm tới các phân đoạn sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng sản phẩm


b. Cơ cấu tổ chức phòng ban


Cơ cấu phòng ban là cơ cấu nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liên hệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được phân chia sẽ tập trung vào các phân đoạn thị trường khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng đó. Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính... sẽ được thực hiện ở cấp công ty.


Lợi ích:Tập trung vào từng phân đoạn thị trường và sản phẩm cụ thể.


Nhược điểm: các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau và đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban. Chính vì thế, công ty phải tuyển dụng những giám đốc có năng lực thực sự để vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hoà mình vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn công ty.


c. Cơ cấu tổ chức ma trận


Cơ cấu ma trận là sự phối hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban. Lợi ích: cho phép tập trung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời cho phép có sự chuyên sâu vào chức năng.


Nhược điểm: đòi hỏi có sự hợp tác cao độ thì cơ cấu mới hoạt động có hiệu quả.


Bí quyết để điều hành hoạt động của cơ cấu ma trận là thường xuyên tổ chức các cuộc họp để xem xét lại tình trạng công việc và giải quyết các bất đồng nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc trước nhiều hơn một người quản lý.


Cơ cấu ma trận tuy có nhiều ưu điểm song việc triển khai trong thực tế lại đòi hỏi phải có sự hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều. Vì vậy, để áp dụng cơ cấu ma trận sao cho có hiệu quả, công ty phải đầu tư tiền bạc và thời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo và nhân viên phát triển các kỹ năng cần thiết.


3. 8 tiêu chuẩn đánh giá và thiết lập cơ cấu tổ chức công ty


Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của công ty. Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty. Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định. Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệmvụ một cách có hiệu quả hay không? Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo có được xác lập rõ ràng? Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả. Các thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như các nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao? Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng. Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạt hiệu quả cao.


Còn Bảng điểm cân bằng được mô tả như sau:


Bảng điểm cân bằng (tiếng Anh: Balanced Scorecard - BSC) là phương pháp quản lý hiện đại dựa trên mục tiêu, theo đó định hướng phát triển của doanh nghiệp được thể hiện bằng các chỉ tiêu, các mục tiêu được tổ chức đó xây dựng một cách hài hòa, cân đối dựa trên các ưu tiên quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp.


Hệ thống này giúp định hướng hành vi của toàn bộ các hệ thống trong công ty - giúp mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung cũng như sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và làm cơ sở cho hệ thống quản lý và đánh giá công việc.


Khái niệm Bảng điểm cân bằng trong ngành kế toán quản trị đã tạo lập nên điểm khởi đầu cho khái niệm về mục tiêu tổng thể của một doanh nghiệp là tạo ra giá trị kinh tế dài hạn.


Do vậy, mặc dù những đo lường tài chính về hiệu quả của doanh nghiệp hàng quý, hàng năm sẽ vẫn được sử dụng để cung cấp một báo cáo về hiệu quả hoạt động hiện thời, nhưng những thước đo tài chính này cần phải được bổ sung bằng những nhân tố tác động tới hiệu quả tài chính dài hạn. Những nhân tố này – đặc biệt những nhân tố của cơ hội tăng trưởng – đòi hỏi những thước đo khác ngoài các thước đo tài chính đã có.


Nội dung của Bảng điểm cân bằng


Cách thức phân loại đầu tiên đã xác định được bốn khía cạnh trong các mục tiêu hiệu quả của doanh nghiệp:


Tài chính: chúng ta tạo ra giá trị cho cổ đông như thế nào?


Khách hàng: khách hàng mới và khách hàng hiện tại có giá trị gì với chúng ta?


Nội tại: Những quy trình nào chúng ta cần vượt trội để đạt được những mục tiêu về tài chính và khách hàng?


Nhận thức và Đổi mới: Chúng ta có thể tiếp hoàn thiện và tạo ra giá trị trong tương lai?


Bốn khía cạnh này cho phép các doanh nghiệp định rõ những mục tiêu cân bằng hiệu quả tài chính trong ngắn hạn với những nhân tố của cơ hội tăng trưởng dài hạn đối với hiệu quả tài chính trong tương lai.


Ý nghĩa và các ứng dụng


Những nghiên cứu gần đây cho thấy phương pháp bảng điểm cân bằng đã vượt xa hơn là một hệ thống đo lường cải tiến. Một số doanh nghiệp đang sử dụng nó như một hệ thống quản lý trung tâm của họ. Những đơn vị kinh doanh chuyển sứ mệnh và những mục tiêu chiến lược và nhiệm vụ của họ thành những thước đo hoạt động mà có thể cho thấy được sự quan trọng của việc tạo lập những mối quan hệ mới với khách hàng và sự vượt trội trong một số lượng các quy trình nội bộ rộng lớn hơn[1].


Những hệ thống đo lường hiệu quả hiện thời, bao gồm những hệ thống đưa ra được các nhân tố tác động tới quy trình theo phương pháp ABC cũng chỉ mới tập trung vào việc hoàn thiện các quy trình hiện tại. Phương pháp bảng điểm cân bằng không chỉ thiết lập các ưu tiên để hoàn thiện các quy trình quan trọng nhất, mà nó còn xác định được các quy trình hoàn toàn mới cần phải được thiết lập để đạt được các mục tiêu hiệu quả có tính đột phá của tổ chức đối với khách hàng và cổ đông.


Mục tiêu của các thước đo của bảng điểm có thể được sử dụng để xác định các ưu tiên trong các dự án chuyển đổi và tái cơ cấu hoạt động. Theo cách này những nỗ lực hết mình có thể tập trung vào việc nâng cao những quy trình quan trọng về mặt chiến lược đối với thành công của đơn vị kinh doanh.


Bảng điểm cũng cung cấp những đơn vị đo lường – như giảm thời gian tiếp cận thị trường và những chu kỳ hoàn thành đơn hàng rút ngắn – những đơn vị đo lường có thể được sử dụng để đánh giá lợi ích của những dự án chuyển đổi và tái cơ cấu hoạt động. Những thước đo này khiến cho những dự án chuyển đổi không chỉ còn đơn thuần là những hoạt động cắt giảm chi phí mạnh mẽ.


Cuối cùng, phương pháp bảng điểm cân bằng có thể hợp nhất việc lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch ngân quỹ hoạt động, hai quy trình quản lý mà trước đó có tính riêng biệt và không thể kết hợp được. Với quy trình hợp nhất này, việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn được tiến hành đồng thời với quá trình lập kế hoạch ngân quỹ hàng năm.


Kết quả của quy trình này là một tập hợp các thước đo hoạt động và những mục tiêu phải đạt được nếu đơn vị kinh doanh theo đúng quỹ đạo để đạt được những kế hoạch dài hạn.


Trong năm, những đánh giá hàng tháng và hàng quý không chỉ tập trung vào hiệu quả dưới giác độ các mục tiêu tài chính còn tập trung vào việc liệu những mục tiêu trước mắt được đặt ra trong hoạt động lập ngân quỹ truyền thống như hiệu quả khách hàng, khả năng của quy trình nội tại, sự đổi mới, cải tiến và nhận thức thay đổi người lao động có đạt được hay không. Những nhận định đó sẽ đánh giá xem đơn vị kinh doanh còn hoạt động theo đúng đường hướng đã đề ra để để đạt được những mục đích chiến lược dài hạn không.


Như vậy có thể người phỏng vấn chưa hiểu hết định nghĩa và ý nghĩa của các thuật ngữ.


Hi vọng chúng ta cùng nhau chia sẻ thêm về những thuật ngữ này.

 

Chào bạn,


Mình có thể tóm tắt sơ những gì mà mình hiểu về BSC :


BSC là một phương thức quản lý được sử dụng ở hầu hết các tập đoàn lớn, đây là phương thức xây dựng và thực hiện các công cụ định lượng tập trung vào chiến lược của công ty. Các công chính của BSC là công cụ giao tiếp, hệ thống đo lường và hệ thống quản lý chiến lược.


Trước đây khi đánh giá hiệu quả hoạt động của một công ty người ta chỉ căn cứ vào các chỉ tiêu tài chính nhưng thực chất các giá trị gia tăng được tạo ra bởi các yếu tố vô hình nhiều hơn, do vậy phương pháp BSC làm giảm bớt sự phụ thuộc vào các thước đo kết quả tài chính và thể hiện rõ hơn vài trò của các tài sản vô hình. Bên cạnh đó BSC cũng giải quyết được sự khó khăn trong việc thực thi chiến lược bởi việc hiểu biết của nhân viên về chiến lược là tốt hơn và toàn diện hơn.


Trước đây chúng ta luôn nghe hô hào từ các tổ chức là phải phổ biến tầm nhìn và sứ mệnh cho toàn thể nhân viên được rõ, điều đó không mấy công ty thực hiện và nếu có thực hiện thì cũng chỉ thể hiện một phần vai trò rời rạc ( đơn giản là thông tin xuông ), chưa thực sự kết nối được với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp.Thì bây giờ, các thành phần cốt lõi của bất kỳ Thẻ điểm cân bằng hiệu quả nào cũng là : nhiệm vụ, giá trị, tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp.


Đó là khái quát sơ về các ưu điểm chính của BSC, nhưng để thực hiện phương pháp này là khá phức tạp từ việc xây dựng các Thẻ điểm xác định phù hợp, xây dựng các bản đồ chiến lược vốn là rất quan trọng, những công cụ giao tiếp mạnh mẽ kết nối tới từng người trong tổ chức vốn là rất cần thiết trong việc thực hiện chiến lược, rồi điều chỉnh các hoạt động nhân viên theo mục tiêu chung của tổ chức.


BSC là một thuật ngữ rất phổ biến tại Havard bởi nó được khai sinh bởi giáo sư Robert S.Kaplanơ ở Havard. Một vài lời có thể không diễn tả hết được phương pháp quản lý này, bạn có thể tham khảo cuốn Balanced Scorecard của Paul.R.Niven, mình thấy cuốn đó khá là chi tiết và ngôn ngữ cũng tương đối dễ hiểu.


Ngoài ra, BSC không phải là kiến thức về nhân sự, đây là kiến thức quản lý tổng quát và chiến lược


Chúc bạn thành công

 

Thanks!


Cảm ơn các bác đã giải tỏa thắc mắc cho em ... kể từ khi đi phỏng vấn về em cứ băn khoăn tại sao vị Giám đốc Nhân sự của Tập đoàn kia lại khẳng định với em là Phương pháp BSC là cơ cấu tổ chức đang được các Tâp đoàn lớn áp dụng ... hu hu hu mặc dù em không đỗ trong cuộc phỏng vấn đó, nhưng bây giờ lại thấy vui.


Em đã đọc và tham khảo BSC rồi nên mới có thắc mắc đó, bây giờ thì em tìm được câu trả lời rùi, xin cảm ơn các cao thủ.


Trân trọng!