Chia sẻ Nguyên nhân tổ chức/ doanh nghiệp ứng dụng BSC và KPIs chưa hiệu quả

​

Việc áp dụng hiệu quả công cụ BSC và KPIs trong quản trị của tổ chức vẫn còn rất “non nớt”. Một số tổ chức đã gặp thất bại và nguyên nhân chính là vì một số nguyên do sau:

a. Thiếu chiến lược

BSC và KPI bên cạnh vai trò là công cụ quản lý hiệu suất, hệ thống này thực chất là một công cụ quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu một cách xuyên suốt từ cấp cao nhất đến những vị trí thấp nhất trong một tổ chức. Để ứng dụng thành công BSC và KPIs, mỗi tổ chức tất yếu phải có một chiến lược cụ thể dài hạn. Đây có lẽ là khâu yếu nhất tại nhiều tổ chức Việt Nam hiện nay.

Nhiều vị giám đốc khi được phỏng vấn về những mục tiêu dài hạn, những chiến lược của tổ chức mình thường trả lời một cách chung chung, mơ hồ, đó là nguyên nhân dẫn đến những bản kế hoạch trung hạn, được thực hiện một cách hình thức, thiếu sự nghiên cứu nghiêm túc và không có giá trị thực tiễn. Và một lẽ tất yếu khi không có một mục đích đến cụ thể thì đi đường nào cũng không thể đi đến đích; và đương nhiên khi đó BSC và KPIs có khoa học, hiện đại đến mấy thì cũng không thể đem lại hiệu quả như mong muốn bởi chính những người sử dụng và áp dụng hệ thống này cũng không có một thước đo hiệu quả nào.

b. Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPIs

Ở nhiều tổ chức hiện nay, KPIs được hiểu và sử dụng như một bản kế hoạch kinh doanh tương ứng của các bộ phận và cá nhân được giao theo từng thời kỳ. Cách hiểu như vậy đã dẫn đến một sai lầm nghiêm trọng và mang tính hệ thống trong toàn bộ tổ chức khi mọi cá nhân đều “chạy theo” các chỉ tiêu của cá nhân hoặc bộ phận trong khi lại sao nhãng các chỉ tiêu cốt yếu của cả tổ chức, doanh nghiệp. Tình trạng rối loạn vẫn xảy ra khi mọi cá nhân đều nỗ lực “giải quyết” các chỉ tiêu của mình, trong khi các nguyên nhân cốt lõi không được làm rõ thì đương nhiên, các sai lầm được đổ lỗi cho một hệ thống mới áp dụng.

c. Ứng dụng BSC và KPIs nửa vời

BSC và KPIs chính là một công cụ có hiệu quả đặc biệt trong việc gắn kết các mục tiêu trong cùng một tổ chức. Nhưng, trong các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, thông qua hệ thống KPI, các mục tiêu của tổ chức chỉ được truyền đạt tới đội ngũ quản lý cấp trung còn với đội ngũ nhân viên cấp dưới lại tiếp tục được sử dụng những hệ thống chỉ tiêu chung chung, thiếu tính đặc thù cho từng vị trí công tác. Hãy hình dung hình ảnh của một đàn chim bay về phương Nam tránh rét, chúng luôn tới đích bởi chúng có một con đầu đàn đủ sức dẫn đường và những con chim phía sau cũng nắm rõ hướng đi chung của cả đàn, nếu chỉ con đầu đàn bay đúng hướng còn phía sau là một đội ngũ rối loạn không biết đích đến, chắc chắn đàn chim này không thể bay tới đích.

d. Thiếu quyết tâm khi ứng dụng BSC và KPIs

Bất kỳ hệ thống nào cũng cần có thời gian để thử nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp đặc biệt là khi tổ chức, doanh nghiệp muốn thay đổi phương thức hoạt động của một tổ chức mà trong đó con người đóng vai trò trung tâm. Xây dựng lên bộ chỉ số KPI cho từng vị trí công tác đã khó, triển khai để nó mang lại hiệu quả cần cả một quá trình. Hãy dành đủ thời gian để hệ thống này phát huy tác dụng!

​

e. Thiếu hệ thống thu thập thông tin

BSC và KPIs một hệ thống quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu hiệu suất của tổ chức. Nhìn vào hệ thống các chỉ tiêu, thông thường người ta chỉ nhìn thấy cái kết quả cuối cùng. Nhưng nếu chỉ nhìn nhận và triển khai áp dụng như vậy thì tất yếu việc ứng dụng BSC&KPI sẽ không đem lại hiệu quả như mong muốn.

Thế mạnh của hệ thống này là khả năng định lượng ngay cả công việc có tính chất định tính, và từ đó tạo cơ sở cho việc giám sát theo dõi một cách thường xuyên sự vận hành của hệ thống trên con đường đi đến mục tiêu đã đề ra, đồng thời để có thể đề ra những biện pháp hiệu chỉnh và thúc đẩy cho phù hợp.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm thiết lập, quản lý và theo dõi các mục tiêu theo BSC cũng như bộ chỉ số KPIs và 3Ps từ cấp tổ chức cao nhất đến từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp. Phần mềm này hỗ trợ lãnh đạo thu thập thông tin trong suốt quá trình thực hiện, dựa vào đó đánh giá hiệu quả làm việc của phòng ban, đơn vị, cá nhân một cách chính xác.

f. Thiếu sự phân cấp trong hoạt động

Thói quen ôm đồm của người lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp sẽ gây ra khó khăn cho việc ứng dụng mọi công cụ quản trị trong đó có BSC và KPIs. Sự thiếu phân cấp, phân quyền trong hoạt động quản lý của tổ chức doanh nghiệp khiến mọi quyết định, mọi kết quả đánh giá trở nên chủ quan, duy ý chí và lệ thuộc hoàn toàn vào người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp và tất nhiên phong cách lãnh đạo này không thể phù hợp với hệ thống quản trị hiện đại đòi hỏi mỗi cá nhân trong guồng máy phải có quyền chủ động, sáng tạo để phát huy vai trò chuyên biệt của mình trong một phạm vi đủ rộng.

Do đó, để triển khai và ứng dụng hiệu quả nhất bộ công cụ BSC và KPIs, các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam sẽ cần phải chú ý đến 06 nguyên do được liệt kê ở trên, rút ra bài học, tuân theo quy trình chuẩn chỉ. Với những tổ chức, doanh nghiệp đã áp dụng hai công cụ hiện đại này, hiệu quả công việc sẽ được thể hiện rõ rệt qua thái độ và ý thức làm việc của nhân viên.

g. Không gắn kết quả đánh giá BSC và KPIs vào hệ thống trả lương 3Ps

Nhiều tổ chức xây dựng và áp dụng hệ thống đánh giá kết quả công việc bằng hệ thống BSC - KPIs, nhưng cuối cùng kết đánh giá không gắn vào hệ thống lương, thưởng, cho nên bộ phận, cá nhân làm nhiều, làm ít, làm có hiệu quả và không hiệu quả đều như nhau, không gắn vào cái “ bao tử” của mỗi cá nhân, nên dần dần mất động lực làm việc, vì kết quả đánh giá không được áp dụng công bằng cho các bộ phận, cá nhân thông qua việc thưởng phạt.

TS. Phan Ngọc Thanh - Chuyên gia tư vấn quản lý Công ty INLEN