Tái cấu trúc công ty

Em đang gặp một số vấn đề khó khăn trong công tác nhân sự. Kính mong Anh Chị dành chút thời gian hướng dẫn và giúp em giải quyết một số vấn đề đang tồn đọng trong công ty em hiện nay.


Công ty hiện nay em đang làm là một công ty tư nhân, còn nặng chủ nghĩa gia đình. Từ trước đến nay trong công ty chưa có bộ phận nhân sự hoạt động. Công ty khg co BHXH, BHYT, chua co noi quy, nhân viên đi làm giờ giấc không theo quy định, phòng ban hoạt động chồng chéo nhau, ..., nói chung là chưa xây dựng và không có bài bản gì hết. Em đang rối rắm vì không biết phải làm từ đâu, công ty có hơn 100 CBNV nhưng phòng ban chưa phân định rõ. Công ty em nhập gạch về bán. Theo em nhận xét thì công ty có thể được chia làm 4 bộ phận : phòng tiếp thị, phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu và phòng kế toán hành chánh ( phòng kế toán hành chánh gồm nhân sự, hành chánh và kế toán). Ngoài ra còn có hai showroom trưng bày sản phẩm bán hàng, mổi showroom gồm một cửa hàng trưởng và nhân viên bán hàng, có bộ phận điều phối, kho. Hiện nay em đang muốn tái cấu trúc lại công ty, phân định phòng ban cho rõ, sau đó phân dịnh công việc. Em nghĩ là có rất nhiều việc để em làm. Nhưng hiện nay mọi việc cứ dồn dập, sự cố về nhân sự xảy ra liên tục, em không biết phải nên làm côngviệc gì trước công việc gì sau. Kinh mong các anh chị cho em một bảng hướng dẫn phải làm gì thei trình tự để đưa hoạt động công ty bài bản và có hệ thông hơn. Hơn nữa, do công ty đã có hơn 100 nv nên em cần lên sở thương binh đăng ký, em chưa biết phải làm như thế nào, anh chị có thể hướng đẫn chi tiết và có ví dụ để em tham khảo không ? Em gởi đến diễn đàn và các anh chị lòng cám ơn và chúc ngày cuối tuần hanh phúc

 

1/ Chào Bạn Chaulong78vn,


Tôi muốn được chia sẽ một số điều với Bạn, như 1 cơ hội để Tôi có dịp được học hỏi thêm. Dù rằng những gì Tôi chia sẽ, nó quá quen thuộc với nhiều người, và cả với Bạn có lẽ nó cũng không có gì mới.


Cái tật của Tôi là thường chỉ quẩn quanh trong những giới hạn mà Tôi biết, những kinh nghiệm mà Tôi trải qua, thêm vào đó là cái nhìn mọi việc lại hơi có vẻ bi quan; cho nên những gì Tôi nghĩ, mong Bạn sẽ tự điều chỉnh lại cho thích hợp với hoàn cảnh cụ thể và cá tính riêng của Bạn.


Tôi cũng mong Bạn thông cảm trước, vì Tôi có thói quen là post bài trên các Forum thành các đoạn ngắn.

 

2/ Trước tiên là cảm giác khi đọc bài post của Bạn, khi so sánh với một kinh nghiệm gần đây nhất của Tôi.


Cách đây vài tháng, khi nhận lời Nhà tạo mẫu tóc Phúc Nguyễn để setup nhân sự cho Nadam Spa, Tôi có 2 thuận lợi:


1/ Cả Quản lý lẫn nhân viên đều mới toanh như tờ giấy trắng.


2/ Bản thân Phúc Nguyễn xem công tác nhân sự là yếu tố hàng đầu trong cạnh tranh, nên chăm chút từng chi tiết một.


Ấy thế mà không phải tất cả mọi chuyện đều trơn tru cả đâu.


Trong lúc đó, đọc bài post của Bạn, Tôi thấy:


1/ Bạn đang phải đối diện với một tổ chức nhân sự đã có sẵn.


2/ Không biết Xếp của Bạn có thể đồng hành với Bạn trong công tác này tới đâu, hay trước việc kinh doanh hằng ngày túi bụi của Cty, sẽ khiến chính Bạn phải tự đương đầu với việc tái tổ chức nhân sự, mà thiếu hẳn hỗ trợ tứ phía có thẩm quyền quyết định.


Vậy cho nên, không biết Tôi có bi quan quá không, nhưng sao Tôi cứ thấy sợ: nếu không cẩn thận, có thể rồi đây, trong cái "cõi" hằng ngày Bạn phải xách xe "đi về" đó, Bạn sẽ phải nhiều lần ôm đàn mà ca câu "đôi tay nhân gian chưa từng độ lượng" mất thôi.


Hề hề , tranh thủ quảng cáo cho bạn bè một tí nhé: nếu thích Bạn có thể xem thông tin về Nadam Spa trên 24h.com và Thanhnien Online.


24h.com


Thanh niên online

 

3/ Bạn có nhờ mọi người góp ý với Bạn để có "một bảng hướng dẫn phải làm gì theo trình tự để đưa hoạt động công ty bài bản và có hệ thống hơn".


Thú thật, Tôi thấy điều này nếu cụ thể ra thì thật khó, bởi không ai trên Forum này có được cái nhìn cụ thể hơn chính Bạn về nhân sự trong Cty của Bạn.


Với cái nhìn bi quan vốn có, Tôi chỉ xin phép góp ý với Bạn về một trình tự tổng quát 6 bước, mà Tôi nghĩ, cá nhân Tôi cũng sẽ áp dụng khi rơi vào tình trạng thực tế tương tự như Bạn.


Bước 1: Xác định điểm đến của Bạn.


Bước 2: Xác định điểm đến của Cty Bạn.


Bước 3: Phân tích thông tin và lập kế hoạch "Xây dựng hệ thống nhân sự"


Bước 4: Phân tích thông tin và lập kế hoạch chống "khủng bố".


Bước 5: Đảm bảo cho được điều kiện "Bám chặt thắt lưng của cây đa".


Bước 6: Đảm bảo làm xong 5 bước trên rồi mới tiến.

 

4/ Bước 1: Xác định điểm đến của Bạn.


Có phải theo ý Xếp của Bạn là sao cho có ban bệ đàng hoàng cho giống với người ta? Và có phải Bạn chỉ muốn vẽ ra 1 sơ đồ tổ chức theo chức năng, "phân định phòng ban cho rõ, sau đó phân định công việc" và thúc đẩy để nó "có vẻ" hoạt động, để Xếp okê?


Hay thật sự cao nhất là Bạn muốn " Tái cấu trúc công ty, Xây dựng hệ thống nhân sự" theo đúng như tên của topic này mà Bạn đã đặt? Bạn đừng quên tái cấu trúc là lớn chuyện rồi à nghe! Nếu muốn thành công, nó đụng đến việc phải tìm cách thay đổi tư duy trong quản lý của Xếp và mấy Ông/Bà trưởng phòng đó.

 

5/ Bước 2: Xác định điểm đến của Cty Bạn.


Điểm đến của Cty Bạn là gì? "Công ty em nhập gạch về bán", vậy phải chăng mục tiêu cuối cùng là là bán cho được nhiều gạch? Hay còn gì nữa? Nói cách đao to búa lớn là Công ty của Bạn có chiến lược hay không? Và các thành viên của Công ty Bạn trong thực tế, nhận thức về chiến lược đó như thế nào?


Cùng lắm, cứ lấy cái bán cho được nhiều gạch làm mục tiêu cũng được Bạn ạ. Chứ cứ đi hỏi Xếp về mấy cái sứ mạng với phân tích SWOT gì gì đấy… là coi chừng bị quạt cho một mẻ oan mạng đó!

 

6/ Bước 3: Phân tích thông tin và lập kế hoạch "Xây dựng hệ thống nhân sự"


Cho dù "Từ trước đến nay trong công ty chưa có bộ phận nhân sự" và cho dù "phòng ban hoạt động chồng chéo nhau", nhưng quy mô nhân sự của Công ty Bạn có hơn 100 CBNV! Nuôi nổi bộ máy đó có nghĩa là cách nào đó, Công ty Bạn vẫn đang hoạt động kinh doanh thành công phải không?


Tôi chưa hiểu Bạn sẽ tiếp cận vấn đề bằng cách nào? Nhưng có bao giờ Bạn chợt lo là nếu chỉ dựa vào cái nhìn cảm quan của Bạn để hình thành sơ đồ tổ chức, mà không áp dụng việc phân tích thông tin có hệ thống, không căn cứ trên cơ sở thực tiễn để xây dựng lại một bộ máy hiện đang hoạt động; có khi nào nổ lực của Bạn lại làm rối tung mọi thứ lên, và cuối cùng chưa chắc nó tốt hơn tình trạng cũ không?


Theo thiển ý của Tôi, giả dụ Bạn muốn "Tái cấu trúc công ty, Xây dựng hệ thống nhân sự" theo đúng như tên của topic này mà Bạn đã đặt, và giả dụ, Công ty Bạn đã có chiến lược, và các thành viên của Công ty nhận thức rỏ ràng về chiến lược trong thực tế đó, chứ không phải loại chiến lược trên giấy tờ, Bạn sẽ phải làm 3 việc:


a/ Trước tiên, Bạn phải xác định các công việc nào cần thiết để có thể thực hiện thành công chiến lược đó.


b/ Kế đó, Bạn phân tích các công việc cần thiết ấy thành các trách nhiệm hết sức cụ thể.


c/ Cuối cùng, Bạn hình thành được sơ đồ tổ chức bằng cách phân bổ các trách nhiệm cụ thể đó cho các bộ phận và chức danh cần thiết; đồng thời qui định rỏ cách vận hành tổ chức, nghĩa là các bộ phận và chức danh phải phối hợp với nhau ra sao trong công việc.

 

7/ Bước 4: Phân tích thông tin và lập kế hoạch chống "khủng bố".


Công ty Bạn chưa có BHXH, Công ty Bạn chưa có BHYT, Công ty Bạn chưa có nội quy, Công ty Bạn chưa có hằm bà lằng nhiều thứ; nhưng có 1 thứ mà Công ty Bạn đã có, đó là phòng ban, nghĩa là Công ty Bạn đã có những người "có chức có quyền" và hệ thống những nhân viên chịu ảnh hưởng họ rồi!!!


Trên con đường lết về đích, Bạn phải làm việc với con người; nếu Bạn tin rằng đến giai đoạn phải triển khai những hành động cụ thể như bố trí lại nhân sự cho phù hợp, thực thi các trách nhiệm ghi trong bản mô tả công việc, mọi người sẽ ôm chầm lấy Bạn đầy tình thương mến thương, thì thôi; còn nếu không chắc lắm, hãy chuẩn bị trước tinh thần chống khủng bố đi Bạn, Bạn càng chuẩn bị kỹ, về sau sẽ càng đở bị khủng bố hơn, Bạn ạ.


Theo thiển ý của Tôi, Bạn nên lùi lại 3 bước, ráng căng mắt ngó xem từ chổ xuất phát tới điểm đến, trên con đường mà Bạn dự kiến "phân định phòng ban cho rõ, sau đó phân định công việc" như Bạn viết đó, chổ nào có gài bom, mìn, lựu đạn… ? ở chổ gài chất nổ cụ thể nào, ai có thể giúp Bạn tháo ngòi nổ? và làm cách nào Bạn "dụ dổ" người đó vào toán tháo gỡ bom, mìn, lựu đạn… của Bạn?


Không phân tích thông tin và lập kế hoạch chống "khủng bố", cứ lùi lủi húc vô, nó đâm cho cái ét, lòi ruột ra một đống, Bạn ạ.

 

8/ Bước 5: Đảm bảo cho được điều kiện "Bám chặt thắt lưng của cây đa".


Thần thiêng nhờ cây đa Bạn ạ. Không có cây đa ủng hộ triệt để, kinh nghiệm cho thấy đại sự khó thành. Ngoại trừ khi nào chính Bạn đã là cây đa thì thôi, còn không, cây đa đánh trống nghe cái thùng, thúc Bạn tiến lên, Bạn hăng hái vào Forum nhờ mọi người góp ý, Bạn nhào tới, một hồi ngó lại thấy cây đa bận trăm công ngàn việc, cây đa quăng cái dùi cho Bạn để Bạn ngồi cô đơn gõ trống thùng thùng một mình, còn ba quân tướng sĩ thì cứ cười ruồi.


Tệ hơn nữa, đến giai đoạn cụ thể phải triển khai những hành động đụng chạm quyền lợi như bố trí lại nhân sự, thực thi các trách nhiệm trong bản mô tả công việc, cây đa không bám sát công việc của Bạn nên bị những người không thể tình thương mến thương với Bạn thổi lổ tai, có khi Bạn còn bị đem ra xử trảm là đàng khác!!!


Cây đa giao súng mà không giao đạn thì chớ có dại mà đi săn Bạn ạ. Đạn cũng phải là đạn thật chứ còn đạn mã tử thì cũng đừng có mà vác xác vào rừng. Bảo đi săn voi mà chỉ giao đạn bắn chim chích choè thì cũng chớ có okê. Trong Cty chỉ cây đa là có đạn đại bác, kéo vũ khí hạng nặng đi theo dọa thiên hạ, mới chắc ăn cho chiến thắng cuối cùng, Bạn nhỉ.


Nhưng có điều trong một công ty tư nhân, còn nặng chủ nghĩa gia đình, thì ai là cây đa đây????

 

9/ Bước 6: Đảm bảo làm xong 5 bước trên rồi mới tiến.


Bây giờ Bạn triển khai, để thúc đẩy việc áp dụng, Bạn có thể đi, chạy hoặc ngồi xuống điều chỉnh lại kế hoạch tùy Bạn, nhưng chắc chắn phải đảm bảo làm xong 5 bước trên rồi mới tiến.


Theo thiển ý của Tôi, đây là chuyên môn của Bạn, Tôi không dám lạm bàn. Chỉ xin đề nghị thêm với Bạn l?


trong quá trình thực hiện, Bạn phải giám sát và đánh giá thường xuyên, nhằm ngăn ngừa sự chệch hướng.

 

10/ Kính Bạn Chaulong78vn


Bạn cứ hãy xem những điều Tôi tán dóc bên trên là để cho vui vậy. Bạn có thực tế của Bạn. Lắm khi Bạn vẫn phải làm vì miếng cơm manh áo, cho dù điều kiện không thể cho phép như những gì Tôi nói dóc bên trên.


Cũng mong Bạn bỏ qua cho cái tính của Tôi là lắm khi nói chuyện cứ không nghiêm túc. Cái dở của Tôi là có ráng cách mấy, thì cũng thò ra cái tật đùa đùa như vậy, Bạn ạ.

 

Cái "tật đùa đùa" của ngngs nhưng rất chí lý. Chắc chắn nếu ai đã từng làm NS trong những công ty nho nhỏ kiểu gia đình sẽ càng ngẫm càng thấy chí lý. Tôi đã có kinh nghiệm với 1 công ty kiểu gia đình. Chồng làm GD, vợ làm phó GD, bố vợ làm vật tư, em dâu vợ làm lễ tân (trình độ lớp 6 trường gì đó tít trên Cao bằng),... đại khái là riêng khối gián tiếp có 45 người thì có tổng cộng 18 người có quan hệ họ hàng, bạn thân tín của ban giám đốc. Không có bất kỳ 1 thứ văn bản nào qui định và làm chuẩn cho các hành vi ứng xử trong công ty. Trả lương theo kiểu "bốc thuốc". Tôi lúc đó hiếu thắng, nhận công việc đó vì thấy nó phức tạp và muốn thử xem sức mình đến đâu. Tôi ra đi sau gần 2 năm làm việc và để lại 1 cậu trưởng phòng mới toe do tôi đào tạo và 1 hệ thống được set up 1 cách tàm tạm. Tôi chưa hài lòng với thành quả tôi làm ở đó nhưng không thể cố hơn được nữa vì mãi tôi không tìm ra được ai là "cây đa" trong công ty bởi vì có quá nhiều cây đa.. stress kinh khủng ..., không dọa Chaulong78 đâu nhưng đó là sự thực.


Bạn muốn tái cấu trúc hay muốn làm gì đi nữa thì cũng phải xem BGD có ủng hộ bạn không (đạn thật chứ không phải đạn mã đề). Ban GD cũng không hiểu là tại sao phải làm nội qui công ty, tại sao trước khi kỷ luật thì phải họp HD kỷ luật, tại sao phải có các qui trình làm việc... thì họ sẽ phán 1 câu: "rách việc, đang bận chết lên được đây, cứ vẽ ra lắm loại giấy tờ"!

 

Bravo ngngs va Hong_09, lâu rồi mới được thưởng thức những bài viết vừa thú vị, lại rất chý lý.


Tái cấu trúc là một việc lớn, nếu chỉ dựa vào những chức năng hiện tại, rồi nhóm nó lại, đặt cho nó cái tên thì còn đơn giản, chứ lại thêm cái nọ bớt cái kia, động đến ông nọ và kia rồi... thì lắm chuyện lắm. Tốt nhất nếu đủ bản lĩnh và được sự hậu thuẩn của Top Management thì hãy làm, còn nếu không thì đừng động vào. Thuê tư vấn cũng là một cách nhưng với điều kiện là phải tỉnh táo không thì gặp phải mấy bác "giơ tay vẽ giữa đồng xanh" rồi biến thì tiền mất tật mang (sorry cả nhà vì nhiễm giong văn của 02 cao thủ bên trên).

 

:lol: . Thui các bác ơi. Để cho thiên hạ còn kịp sợ, chứ không sợ quá thành chả sợ gì bi giờ. Quả thực hiện nay mình cũng đang ở trong trường hợp giống giống của bác Chaulong. Nhưng có vẻ khá khẩm hơn vì công ty có tới mấy phòng ban rùi nha. Vấn đề giờ là làm sao đưa mấy cái ban bệ đó chạy theo một quỹ đạo chúgn chứ không phải kiểu từy hứng lý qua cầu như hiện nay. Các sếp thì ủng hộ nhiệt liệt, nhưng chưa thẩm định được là đạn thật hay đạn mã đề đây. có cách nào không các bác nhỉ. Lộ trình lộ trèo, rùi kế hoạch kế hiếc có đủ cả rùi. Nhưng cũng mong các bác chỉ giáo cho chút ít vì chưa đưa ra mà nghe không khí đã hot hot rồi ạ.

 

Hihi, hên xui anh chị ạh.


Nó phụ thuộc vào ảnh hưởng của mình với các cây đa cây đề nữa. Tạm thời thì phải tạo ảnh hửơng trứơc khi có bất cứ thay đổi nào. Nếu không khả năng đền đạn là cao lắm lắm àh.


Nhiều khi mình chuẩn bị đầy đủ, thiệt tốt, kế hoạch đầy đủ, phần lý thuyết xong hết rồi, tới khi áp dụng, sếp buông, mình ... lãnh đạn.


Cứ nhắm đến nhóm nào có ít ảnh hưởng đến sếp nhất mà làm truớc, sau đó tới những công thần thì làm sau thôi. Có khi mất cả năm trời mà không làm xong ấy chứ.


Làm lại... nói to bự là " thay đổi văn hóa".


Mình hi vọng bạn đủ nghị lực và khéo léo!

 

Nhân viên của NADAM nè, sau một thời gian kinh doanh, mọi viêc đến giờ vẫn ổn, được sự hậu thuẩn của Giám Đốc nên tấc cả mọi thứ đều thuận lợi.

 

Cái này vui à nha. Hoàn toàn ủng hộ, dù cho mình cũng làm tư vấn .


Nhưng câu chuyện này vẫn còn một mặt khác của nó, đó là dù tư vấn giỏi đến mấy đưa ra giải pháp phù hợp đến hoàn hảo, nhưng boss của công ty đó vẫn không quyết tâm thay đổi thì kết quả vẫn chỉ là 1 con số 0 thôi.


Vậy nên nếu bạn nào đó muốn recommend cho sếp thuê tư vấn thì phải test thử, không chỉ tư vấn mà cả sếp của mình nữa nhé, xem họ có "bảo ban được và nghe lời nhau" không

 

Chào bạn Châu Long,


Tôi nghe Bạn kể mà tôi....sợ quá!


Tuy nhiên, với kinh nghiệm đã từng tái cấu trúc cho một số doanh nghiệp và cho cty tôi đang làm việc, tôi có một số ý kiến sau:


1. Trước tiên Bạn phải thành lập ngay Phòng Nhân Sự. Phải có đầy đủ các chức danh: Head Dept., Người phụ trách Lương & Phúc Lợi,Người phụ trách Tuyển dụng-Đào tạo và nếu "sang" nữa thì có thêm Chuyên viên phụ trách xây dựng hệ thống nhân sự.


2. Xây dựng hệ thống các chính sách nhân sự


3. Xây dựng hệ thống Qui trình kiểm soát nội bộ


4. Xây dựng hệ thống các bảng Mô tả công việc


5. Xây dựng Hệ thống Đánh giá (đánh giá kết quả công việc và đánh giá năng lực)


6. Xây dựng hệ thống lương


7. Xây dựng hệ thống Qui chế tổ chức và hoạt động của các Phòng/Bộ phận


Xây dựng xong là "run" thôi!


Ở bất kỳ công ty nào, nếu chưa có các hệ thống này thì ..Nhân sự "đầu bù tóc rối" mà giải quyết sự vụ thôi. Hôm nay "vá" miếng này, ngày mai thủng chổ khác, lại lui cui tìm đồ để vá! Mệt mỏi lắm bạn ơi!


Bạn ở Tỉnh nào, làm ở công ty nào? Nếu Bạn ở Tp. HCM thì liên hệ với tôi để xem tôi có giúp được việc gì cụ thể không. Nói chuyện qua diễn đàn...mỏi tay đánh máy lắm!


Tuy nhiên để xây được và "run" được thì Ban phải được sự hổ trợ tuyệt đối của Ban Giám Đốc và sự "đồng thuận" của Heads of Dept.


Trong thư viện của CPO có rất nhiều tài liệu. bạn chỉ cần download xuống, "xào nấu" lại cho phù hợp với: Sếp lớn+Quần chúng nhân dân+Luật pháp lao động (việc này mới khó đấy!)


Cố lên nhé!


Chào Bạn

 

Cảm ơn anh Sơn về bài viết, học được nhìu thứ

 

Đọc bài bạn xong, tôi có cảm giác như đây là bài viết của tôi


Về quy mô, tính chất, cả ngành hàng đều giống nhau


Tôi cũng giống giống vị trí của bạn


Tôi không biết là bạn đi làm bao lâu rổi ở vị trí tương tự như thế này ?


Nhưng tôi chia sẻ một điều nhỏ


Bạn phải có mục tiêu hướng đến của mình


Bạn phải luôn biết chắc rằng bạn đi đâu ?


Lập bảng mô tả công việc cho bản thân


việc nào cảm thấy đáng làm, thì bắt đầu suy nghĩ


Quan trọng là Sếp bạn có ủng hộ bạn không ?


Đừng có ham công mà hỏng việc


Vì tái cấu trúc xong, có nhiều khả năng mới xảy ra lắm


Muốn tái cấu trúc công ty phải hiểu rõ từng vị trí


Đầu tiên là bạn phải xuống làm ở các bộ phận, nếu không thì phải nói chuyện trao đổi


Tôi đang làm chuyển qua làm ở tất cả bộ phận để hiểu hết toàn bộ công ty


Lúc đầu thì cũng hơi tự ái, nhưng có làm chung thì mới hiểu nhân viên mình cần gì .


Chúc bạn thành công